Afspraak laten plannen via je website; wel of niet doen?

Potentiële klant mailt: “Hey Debbie, ik zag je profiel op Regelhelden. Ik heb hulp nodig en ik zou eens even met je willen babbelen. Wanneer zou dat kunnen?”.

Ik antwoord: “Wat tof dat je mij gevonden hebt! We kunnen zeker een gesprek inplannen. Als je op mijn website naar de pagina Contact gaat, kun je in mijn agenda kijken en meteen een afspraak maken voor een moment dat het jou uitkomt.”

Potentiële klant reageert: “Top, ik ga meteen kijken”. Slechts 5 minuten later krijg ik een mail van youcanbook.me en is de afspraak gepland.

Vaak vinden mede-ondernemers deze manier van werken te onpersoonlijk en komen ze liever samen tot een afspraak. Ik merk echter dat deze werkwijze zeer efficiënt is en ook drempelverlagend werkt. Daarnaast heb je niet de frustratie van 3x heen en weer mailen.

Je hebt contact op het moment dat de ondernemer de urgentie voelt dat hij/zij hulp nodig heeft. Door ze zelf meteen een afspraak te laten plannen kun je direct aan die behoefte voldoen. Doe je dat niet en probeer je per mail een geschikt moment te vinden, dan is dat moment van urgentie vaak weer voorbij. Later in het proces is er vervolgens voldoende gelegenheid tot persoonlijk contact.

 

Tools

Er zijn verschillende tools waarmee je iemand een afspraak in je agenda kunt laten plannen.

Ik gebruik zelf de gratis variant van youcanbook.me in combinatie met Google calendar. Een andere bekende is calendly.com. De meeste tools integreren met Google, Microsoft of iCloud calendar. De gratis variant biedt meestal al voldoende functionaliteit. Je kunt dan 1 afspraaktype gebruiken en de communicatie met de klant gaat per mail.

Wil je reminders via sms sturen, met meerdere types afspraken werken, of de look volledig aan je eigen huisstijl aanpassen? Dan ga je naar een betaalde versie. Ook zijn er opties om klanten te laten betalen bij het plannen van de afspraak. Handig als je bijvoorbeeld betaalde coaching of begeleiding aanbiedt.

 

Tips voor een goed agendabeheer

Let op dat je je agenda wel op een correcte manier gebruikt als je deze optie gaat aanbieden. Ik geef je wat tips!

Tip 1: als je zelf een afspraak aan je agenda toevoegt wordt die standaard op de status ‘niet beschikbaar’ of ‘bezet’ gezet. Die periode kan dan niet geboekt worden. Als je herinneringen in je agenda zet (‘vandaag wordt de nieuwe bank geleverd’, of ‘Marieke op kamp’) moet je daarvan de status wijzigen naar ‘beschikbaar’ of ‘vrij’.

Tip 2: bepaal voor jezelf op welke dagen en tussen welke tijden je beschikbaar wilt zijn voor gesprekken. Het hoeft echt niet iedere dag, de hele dag. Als een klant echt niet kan op de door jou beschikbaar gestelde tijden, neemt hij/zij wel contact met je op.

Tip 3: wen jezelf aan om afspraken consequent aan je agenda toe te voegen. Deze tip heeft niet zozeer te maken met het aanbieden van afspraken, dan wel met het bijhouden van je eigen agenda.

Ik heb in mijn Google agenda een feed van de Facebookevenementen waarvoor ik me heb aangemeld (of waar ik ‘geïnteresseerd’ heb ingevuld) en van datumprikker.nl. Facebookevenementen waar ik naartoe ga kopieer ik naar mijn eigen agenda. De optionele afspraken van datumprikker worden ook weergegeven, totdat de definitieve afspraak is gepland. Super handig! Zo voorkom je dat je dubbele afspraken maakt.

Al met al bespaart de agendatool mij tijd. Het plannen van een afspraak wordt direct geregeld en werkt voor beide partijen eenvoudig.

 

Ga jij er ook voor?

 

Auteur: Debbie van Cleef, VA voor avontuurlijke ondernemers
Redacteur: Jenny Lenting – hulp voor technische trammelant bij je website en online training