Alles wat je moet weten over werken met een VA (maar dan ook écht alles)

Wat is een Virtual Assistant nou eigenlijk?

Heel plat gezegd, om het even begrijpelijk te maken: een online secretaresse.

Maar dat is nou niet bepaald sexy, dus noem ik het ook wel eens ‘sidekick’. Jij bent de superheld in het verhaal als ondernemer. Je VA is dan de persoon die naast je staat. En zonder die sidekick kun je je business niet runnen.

 

 

Wanneer schakel je een VA in?

Dit geldt voor de meeste ondernemers; je bent gewoon ontzettend lekker bezig en je gaat maar door.

 

Maar dan komt er een moment dat je helemaal knettergek wordt. Misschien gek van jezelf, van alle randwerkzaamheden, van de administratie bijvoorbeeld, van alles wat er moet gebeuren.

 

En dan denk je: er moet iets veranderen. Ik heb hulp nodig!

 

Dat is het moment waarop je een Virtual Assistant inschakelt.

 

Wat levert een VA je op?

In ieder geval: tijd. Het betekent namelijk dat er heel veel dingen zijn die je niet langer hoeft te doen. Randwerkzaamheden zoals social media, nieuwsbrieven en administratie waar je geen zin in hebt, geen tijd voor hebt, die besteed je uit. En daardoor heb je meer tijd om je eigen werk te kunnen doen.

Dat levert je dus ook geld op, op termijn. Een VA kost nou eenmaal tijd om in te werken, daar betaal je natuurlijk ook voor. Maar met randwerkzaamheden verdien je geen geld en het echte werk doen wel. En als je meer tijd overhoudt om je eigen werk te doen, kun je dus ook meer geld verdienen.

Ten derde: rust. Het is ontzettend lekker als je weet dat er gewoon dingen gedaan worden voor je. Zeker terugkerende taken, zoals bijvoorbeeld de administratie. Dat jouw VA elke maand of misschien elk kwartaal de dingen oppakt die je zelf niet doet. Dat je weet: het wordt gewoon geregeld. Alles loopt door, je loopt niet meer achter, het staat gewoon en is georganiseerd. Het wordt allemaal opgepakt, vaak zonder dat je er zelf bij na hoeft te denken. Hoe fijn is dat?

 

 

 

Waarom virtual?

Het wordt op die manier makkelijker voor een VA om haar eigen tijd in te delen. Vooral als je kinderen hebt, kan dat fijn zijn. Je bent niet gebonden aan kantoortijden. Iedereen werkt wanneer dat het beste uitkomt. Er is ook geen reistijd, waardoor je meer uren kunt werken en het werk heel flexibel is.

Wanneer je een werknemer hebt, die zit vaak de hele dag achter zijn bureau. En als hij een keer zijn dag niet heeft, zit hij misschien wat voor zich uit te staren. Dat is natuurlijk niet bepaald productief.

Een VA daarentegen kan zelf de juiste omgeving kiezen om in te werken, wat voor haar het beste werkt. Plus ze kiest ook de juiste energie. Werkt ze liever in de ochtend, dan kan dat. Zit ze in de middag er niet zo lekker in, dan kan ze afspraken houden en misschien in de avond weer verder werken.

Ook kan ze zelf haar tijd inrichten. Wat heel fijn is als ze een gezin heeft, want als haar kind uit school komt, kan ze beslissen om dan even niet met werk bezig te zijn. Door die eigen tijdsindeling is ze ook veel productiever op de momenten waarop ze met volledige focus werkt. Natuurlijk is dat niet altijd zo, niet elke VA zit elke dag met hyperfocus te werken. Maar ze kan wel haar eigen omstandigheden creëren.

 

 

Misverstanden over de VA

 

Pas mee beginnen als je heel succesvol bent

Wrong. Ook nu kosten al die kleine klussen bij elkaar je heel veel tijd en energie. Die kun je toch zeker beter besteden? Zelfs als je nog niet veel verdient, begin al met een VA. Wat is je meer waard? Geld of tijd en energie?

 

Je VA is een ’assistentje’

Brrr. Behandel je VA niet als een voetveeg. Je VA is je achtervang, je support, je sparringpartner, waarschijnlijk het eerste lid van je dreamteam waarmee je de wereld gaat veroveren. Een VA is een ondernemer, iemand die naast je staat.

 

Je VA is een alleskunner

Dat denken ze soms wel, dat dacht ik ook toen ik VA was. Ook zij hebben hun expertises en dingen waar ze ’wel goed’ in zijn, maar ook genoeg waar ze echt niet goed in zijn. Een VA die zegt dat ze alles kan, van je administratie tot je seo tot webdesign tot het schrijven van goede copy, geloof ze niet. Probeer er snel achter te komen waar haar talenten liggen, anders loop je kans op een traag traject met veel ergernissen. Maak zelf een lijstje met prioriteiten en maak daar je keuze in voor een VA die die taken het beste uit kan voeren. Misschien heb je wel meerdere VA’s nodig.

En als jouw VA een bepaalde expertise niet heeft, kun je haar vragen of ze iemand kent die dat wel heeft. Dan kan ze weer iemand zoeken in haar netwerk om aan te raden.

 

 

Voordat je op zoek gaat naar een VA

 

Bepaal van tevoren de werkzaamheden

Zoals ik hiervoor al aangaf, VA’s zijn geen alleskunners. Bepaal dus van tevoren wat je wilt uitbesteden, zodat je gerichter kunt zoeken. Meer administratief? Meer gericht op het organiseren van jouw agenda en afspraken? Tip: start met de werkzaamheden die je het vaakst uitstelt. Die kosten je de meeste energie en zullen het grootste effect opleveren als je ze niet meer zelf hoeft te doen.

 

Bepaal van tevoren het type VA

Wat voor persoonlijkheid zoek je? Iemand die heel precies is? Snel? Iemand die continu achter jou aanzit en zelfs dus extreem gestructureerd en georganiseerd is (als je dat zelf niet bent)? Iemand die overzichten kan maken van jouw chaos? Iemand die strikt jouw opdrachten opvolgt? Meedenkt? Jou adviseert? Een leider of een volger? Iemand die later ook andere teamleden moet gaan aansturen? Iemand die meer weet van online tools dan jijzelf? Ervaren of nog niet zo lang bezig? (Het laatste vereist wat meer inwerktijd, maar meestal ook meer flexibiliteit, omdat die nog wat minder gewoontes en eisen heeft.) Iemand met een prettige stem als ze ook gesprekken voor je moet voeren met klanten? Formele of informele aanpak? Ook hier geldt hetzelfde principe: geen enkele VA bezit al deze kenmerken. Weet wat je zoekt en wat je niet zoekt.

 

Bepaal van tevoren je budget

Voor een freelance VA betaal je (in Nederland) zo tussen de 40 en 60 euro, afhankelijk van het aantal uren, je pakket, haar ervaring, haar expertise en haar huidige hoeveelheid klanten.

 

Bepaal van tevoren het aantal uren

De meeste VA’s werken met strippenkaarten en/of abonnementen. Oftewel: een vast pakket in uren dat je binnen drie maanden opmaakt of een vast aantal uren per maand. Een strippenkaart is handig als je hele diverse werkzaamheden hebt die ook variëren in hoeveelheid. Een abonnement is handig als je vaste werkzaamheden hebt elke maand. Vind je een VA die alleen werkt met losse uren? Spreek alsnog een strippenkaart of abonnement af of doe het niet. Je wilt niet ineens een verrassingsrekening krijgen. (Lees: gezeik.)

 

Bepaal de taal

Veel werkzaamheden zijn specifiek in het Nederlands, zoals je administratie, je blog of social media. Zoekopdrachten daarentegen kunnen ook weer prima in het Engels zijn (afhankelijk van wat je zoekt). Werk je internationaal? Zorg dan dat je VA de juiste talen spreekt en schrijft.

 

 

Hoe kom je aan een VA?

 

Vraag je omgeving

Niet aan random mensen, maar gericht aan andere zelfstandig professionals waarvan je weet dat ze letten op kwaliteit. Let er wel op dat een VA die wordt aangeraden door iemand, niet per se de juiste VA voor jou hoeft te zijn. Er bestaan geen algemeen goede VA’s.

 

Vraag het op social media

Ook hier: geef gericht aan wat je zoekt. Een random vraag levert random resultaten op. Je wilt kwaliteit, geen kwantiteit. Anders heb je een VA nodig om door alle reacties te ploegen.

 

Stel een vacature op

Ook hier geldt: geef heel duidelijk aan wat voor iemand je zoekt, om wat voor werkzaamheden het gaat, hoeveel uren. Ik had echt een waslijst aan voorwaarden en eisen én een lange vragenlijst. Je wilt geen 100 reacties met 3 goede VA’s. Je wilt de juiste VA’s. Dat lukt alleen als je van tevoren het proces zo opstelt dat je vanzelf de VA’s eruit filtert die niet bij jou passen. Maak ook duidelijk dat je alleen mensen zoekt die al VA zijn. Dat deed ik niet, wat betekende dat er mensen reageerden die ‘het wel leuk leek’. Het vak van een VA lijkt vrij algemeen, maar dat is het zeker niet. Een vacature is minder geschikt als je een leider zoekt en/of een VA die al succesvol is. Die reageren niet, die laten mensen naar zich toe komen.

 

Google search

Probeer diverse woorden: personal assistant, persoonlijk assistent, virtueel assistent. Het is hier wel een stuk lastiger om kwaliteit in te schatten.

 

Platforms





Aan de linkerkant kun je je zoekresultaten verfijnen.

 



Je kunt zoeken op soort werkzaamheden, populaire tools en zelfs de regio waar ze zitten als je het fijn vindt iemand in de buurt te hebben. Je kunt op heel veel dingen filteren. Maak daar gewoon gebruik van, zodat je de juiste VA vindt.

 
 

Hoe selecteer je de juiste VA?

 

Zet ze in je favorietenlijst op Regelhelden.com

Wanneer je een VA ziet staan in het lijstje van alle VAs, zie je een hartje staan naast hun naam.

 

Die klik je aan.

 

 

Vervolgens klik je in het menu op Favorieten.

Dan krijg je een pagina te zien met alle VA’s die je graag wilde onthouden. Die hele lijst kun je van daaruit mailen naar jezelf of naar iemand anders.

 

 

Contact opnemen

Op de website kun je ook, wanneer je op iemands naam klikt, onderaan het contactformulier invullen. Maar aan de linkerkant staat ook hun website aangegeven en vaak contactgegevens. Dus je kunt ze ook persoonlijk een berichtje sturen.

 

Shortlist

Zorg dat je van tevoren een shortlist maakt. Ga niet met maar één persoon in gesprek. Zelfs als je zeker bent over wie je moet hebben, kies er meerdere. Ga in gesprek met minstens drie VA’s met dezelfde skills, zodat je kunt checken of dat gevoel klopt. Dat je zeker weet dat je echt de juiste persoon hebt.

 

Geef ze testopdrachten

Een belangrijke voorwaarde die ik stelde aan mijn VA’s bij mijn eerdere business was dat ze oog hebben voor structuur. Ik stuurde daarom een wat rommelig draaiboek van een event naar ze toe met de opdracht deze te verbeteren. Ik gaf verder geen toelichting. Dat was een heel goed filter. Sommige draaiboeken kwamen nog rommeliger terug dan hoe ze waren, andere draaiboeken waren nog beter dan de versie die ikzelf gebruikte. Kies de juiste testopdrachten op basis van de persoonlijke kenmerken die ze moeten hebben of wat ze moeten kunnen. Veel klantcontact? Laat ze een reactie opstellen op echte mails van jouw klanten. Klachten, maar ook positieve mails. Social media? Laat ze tweets en Facebookupdates opstellen voor een nieuwe dienst of product.

 

Houd een kennismakingsgesprek

Dit doe je na de testopdrachten (alleen als je daar tevreden over bent!). Je gaat met iemand samenwerken, dus je moet iemand kunnen vertrouwen inclusief een goede klik. Zo’n gesprek kan prima via Skype en hoeft maar zo’n 15 minuten te duren. Vertrouw altijd op je intuïtie. Die klopt meestal. Voelt het niet goed, werk dan niet samen.

 

 

Hoe begin je met een VA?

 

Maak hele duidelijke afspraken

Niet mondeling. Schrijf ze op. In een offerte, een overeenkomst of in een e-mail, dat maakt niet zoveel uit. Als je van elkaar maar bevestiging hebt dat je op deze manier samenwerkt. Je kan algemene voorwaarden gebruiken of het heel eenvoudig houden en minder formeel met een paar hele duidelijke afspraken. Enkele belangrijke onderdelen:

  • Hoe lang is de proefperiode? (Hierna bepalen jullie allebei of je met elkaar verder wilt of niet.)
  • Via welk medium onderhouden jullie contact? (Hou het eenvoudig en duidelijk. Zo voorkom je verwarring en daarmee fouten. En zorg voor structuur, zodat je niet via 10 kanalen aan het communiceren bent. Dan raak je het overzicht kwijt.)
  • Betaling. Strippenkaart of abonnement? Voor welke bedragen? Betaling vooraf of achteraf? Speciaal tarief voor last-minute-opdrachten en weekend?
  • Hoe regel je verrekening van eventuele telefoonkosten (met bijvoorbeeld jouw klanten)?
  • Vertrouwelijk omgaan met gegevens, zoals wachtwoorden, gevoelige data en dergelijke.
  • Hoeveel uren werk je samen? En eventueel welke dagen en tijden?

 

Inwerkperiode

Net zoals je een werknemer aanneemt in een groot bedrijf, heb je altijd een inwerkperiode. Dit kost je meer tijd en energie dan dat het oplevert. Bereid je hierop voor. Maak ruimte vrij in je agenda van tevoren. Start met een of meerdere Skypecalls waarin je een paar uur of een paar dagdelen op afstand samenwerkt. Goed om elkaar beter te leren kennen, op elkaar in te spelen en aan te voelen of het werkt of niet.

 

Start met kleine opdrachten

Geef je VA en jezelf de ruimte om aan elkaar te wennen. Het levert niemand iets op als je al je achterstallige werkzaamheden bij haar dumpt. Je overweldigt haar alleen maar. Kijk wat ze aankan, wat werkt, wat niet en ga stap voor stap vooruit.

 

Stel workflows op of laat je VA dit doen

Ben je zelf al vrij georganiseerd en vind je dat belangrijk? In het geval van vaste werkzaamheden en projecten zoals events, workshops, online programma’s en administratie is er altijd een proces. Dit kun je stap voor stap opschrijven. Ik noem dit workflows. Heb je hier geen zin in of tijd voor? Spreek met je VA door wat je wilt en laat haar de workflow helemaal uitschrijven. Sta er ook op dat ze deze workflow altijd gebruikt als ze het proces doorloopt en direct de workflow updatet waar nodig. Mocht je om welke reden dan ook de werkzaamheden overdragen aan een andere VA, dan wil je niet door een onvolledige workflow ploegen en honderd keer fouten maken. Dat kost je dus op lange termijn meer tijd en energie dan wanneer het altijd direct wordt bijgewerkt. Doe dit bijvoorbeeld in een Google Doc, zodat je eenvoudig toegang kunt geven en ontzeggen.

 

Maak duidelijk aan je VA: stel vragen!

Je werkt niet voor niks samen met een VA. Je wilt die werkzaamheden juist niet meer zelf doen. VA’s zijn dan vaak geneigd om het allemaal zelf wel uit te zoeken, want ze willen jou niet storen of je lastigvallen met vragen. Dat vraagt natuurlijk om problemen, want zo worden er fouten gemaakt die achteraf weer rechtgezet moeten worden. Of je bent niet heel duidelijk geweest en je VA denkt: hij zal wel dit bedoelen. Dat kan leiden tot heel veel werk dat voor niks wordt gedaan. Zonde van haar tijd en energie, zonde van jouw geld. Maak duidelijk aan je VA: neem niets zomaar aan. Zoals het gezegde luidt: Assumption is the mother of all fuckups.

 

Geef ook ruimte voor vragen.

Geef die ruimte ook aan je VA om vragen te stellen. Denk niet: oh superirritant, zoveel vragen. Liever een vraag te veel dan een te weinig.

 

 

 

Wat kun je uitbesteden aan een VA?

Er is heel, heel veel dat je kunt uitbesteden aan een VA. Een paar veelvoorkomende mogelijkheden:

  • maken van en bijhouden van je website
  • nieuwsbrieven
  • administratie
  • social media
  • online marketing
  • bloggen
  • online programma’s in elkaar zetten
  • nog zoveel meer

 

Wat kun je beter niet of later pas uitbesteden aan een VA?

 

Alles waar een bepaalde expertise voor nodig is

Denk aan webdesign, webdevelopment, marketing, opstellen van contracten, copywriting, boekhouding. Er zijn uiteraard VA’s die wel een achtergrond hebben in een van deze vakgebieden. Die kun je daar gerust voor inzetten. (Als ze er daadwerkelijk goed in zijn!) Ik heb the hard way moeten uitvinden dat ik als VA geen nieuwsbrieven of websites had moeten designen. Daar heb ik voor mijn werkgever een heleboel tijd en dus geld mee verspild. Ook voor mezelf. Plus enkele klanten door verloren. Dat was onnodig. Ook hier geldt het Alleskunner Syndroom.

 

Eenmalige werkzaamheden

Een excuus dat ik vaak hoor als reden om werk niet uit te besteden is ’als ik het zelf doe gaat het veel sneller’. Dat gaat niet op voor zaken die procesmatig zijn. Als je VA een proces een paar keer heeft doorlopen, is ze daarna waarschijnlijker sneller dan jij. Voor eenmalige werkzaamheden echter gaat dit juist wel op. Als het je meer tijd en energie kost om het aan een ander uit te leggen dan het zelf te doen en je weet dat het geen terugkerende taak is, doe het dan zelf.

 

Werkzaamheden waar jouw eigen expertise voor nodig is

Jij bent niet voor niets de expert. Productontwikkeling bijvoorbeeld doe je zelf, want dat vind je het allerleukste aan je werk. (Als dat niet het geval is, dan doe je het verkeerde werk en heb je een heel ander probleem.)

 

Klantcontact

Deze is tricky. Als het gaat om het beantwoorden van veel dezelfde eenvoudige vragen, dat kun je prima laten doen door je VA. Maar eerste gesprekken, belangrijke e-mails, belangrijke overleggen, doe dit zoveel mogelijk zelf. Jij zit voor de volle 100% in jouw eigen bedrijf. Je VA heeft meerdere klanten en werkt soms voor een organisatie die bemiddelt tussen jou en haar. Zij heeft dus een andere commitment aan jouw bedrijf dan jijzelf. Daarnaast moet ze jou nog leren kennen en je manier van aanpakken. Geef hier dus alle tijd voor.

Groeit je bedrijf hard en werk je echt met een team of is dat je wens? Dan kan het juist goed zijn om meer en meer uit te besteden.

 

Hoe werk je samen met een VA?

 

Asynchroon

Klinkt moeilijk, maar is heel simpel. Je werkt synchroon met iemand samen als jullie allebei van 9 tot 5 op dezelfde werkplek zijn. Je werkt asynchroon samen als je communiceert met elkaar en ieder z’n eigen moment kan uitkiezen waarop berichten worden gelezen en verwerkt. Bijvoorbeeld via e-mail, Facebookberichten, Whatsapp, whatever floats your boat. Alles onafhankelijk van tijd en locatie.

 

Doe het eerst zelf

Zorg ervoor dat je de opdrachten die je geeft die onderdeel zijn van een proces, zelf een keer hebt doorlopen. Jij weet dan exact wat de valkuilen zijn en waar je VA op moet letten. Je hoeft het niet goed te kunnen, als je maar weet waar je het over hebt.

 

Vertrouwen

Dit is zo ontzettend belangrijk als dat er is. Het werkt niet als je zegt dat je eerst iemand moet leren vertrouwen. Vertrouw je haar niet, ga dan niet samenwerken. Vertrouw op je onderbuikgevoel.

 

Controleer regelmatig

Je kunt haar nog zo vertrouwen, maar communicatie is en blijft tricky. Jij denkt dat je iets duidelijk hebt uitgelegd, zij denkt dat ze het helemaal heeft  begrepen en dan blijken de resultaten toch anders te zijn dan verwacht. Check in het begin echt alles. Hoe meer je ziet waar ze goed in is en waar minder, hoe beter je weet wat je los kunt laten en waar je extra op moet blijven letten. Blijf daarna nog steeds steekproefsgewijs checken. Niet omdat je haar niet vertrouwt, maar omdat je wilt weten wat er gebeurt in je bedrijf en of je mogelijk een workflow moet bijstellen. Jij ziet andere dingen dan je VA. Het is jouw bedrijf. Er is niks mis met iets checken. Micromanagement is weer een ander verhaal. Daar wordt niemand blij van.

 

Slim en eenvoudig systeem voor taken

Je kan hier allerlei fancy online projectmanagementtools voor gebruiken, maar e-mail werkt prima. Ik hou het heel eenvoudig. Voor elke opdracht stuur ik een aparte e-mail. Meerdere opdrachten in dezelfde mail betekent veel geknoei, onduidelijkheid en garantie voor fouten. In de onderwerpregel staat in brackets hoeveel prioriteit/urgentie de opdracht heeft (laag, normaal, hoog), dan de deadline en dan een samenvatting van de opdracht. Dat ziet er dan zo uit:

[normaal] [maandag] Vertalen productpagina X

In de body van de e-mail schrijf ik de toelichting. Als een workflow moet worden gebruikt, zet ik altijd de link naar de juiste Google Doc erbij. Nadat ik de opdracht heb verstuurd geef ik de e-mail het label ’Wachten’. In mijn to-do-list staat een wekelijkse taak om alle e-mails met het label ’Wachten’ te checken. Afhankelijk van de urgentie kun je een taak toevoegen aan je eigen to-do-list om hier op tijd achteraan te gaan of te vragen om een update.

 

Gebruik Google Docs

Stuur geen Excel- of Word-bestanden heen en weer. Je wilt altijd het meest up-to-date bestand hebben, zeker met workflows. Plus je kunt heel makkelijk toegang geven aan je VA en die toegang ook weer wegnemen.

 

Plan je werkzaamheden vooruit

Check continu je eigen planningen en to-do-list. Geef je VA ruim de tijd om ergens aan te werken. Zorg dat je alles op tijd aanlevert. Veel last-minute-opdrachten betekent meestal stress en dus fouten en slechtere kwaliteit. Niet alles is urgent. Ik houd deze graag aan: your lack of planning is not my emergency.

 

Geef je VA haar eigen inloggegevens

Geef niet al je eigen wachtwoorden weg. Helemaal niet als je overal hetzelfde wachtwoord voor gebruikt. (Sowieso een slecht plan.) Voor veel online diensten kun je je VA haar eigen inloggegevens geven. Bijkomend voordeel is dat als de samenwerking stopt, je gewoon haar account kunt verwijderen en niet overal je eigen wachtwoorden moet vervangen.

 

Evalueer

Evalueer in het begin elke week even (afhankelijk van hoeveel je samenwerkt), liefst via Skype zodat je elkaar kunt horen én zien. Daarna elke maand. Zo kunnen kleine irritaties niet ophopen tot grote irritaties, maar spreek je ze direct uit. Vraag haar hoe ze de samenwerking tot nu toe ervaart. En geef ook aan hoe je het zelf ervaart. Wat gaat goed, wat mist ze, wat kan beter?

 

 

Wat je nog meer moet weten

De looptijd van een samenwerking is gemiddeld 1,5 jaar. Sommige ondernemers denken dat dit voor het hele leven is. Soms ben je op een gegeven moment gewoon klaar met elkaar of de VA gaat met zwangerschapsverlof of gaat andere werkzaamheden doen als VA. Het kan van alles zijn.

VA’s zijn meestal mensen die weinig weten van veel. Dat is wat ze een goede VA maakt. Maar het is ook hun valkuil. Omdat ze zoveel talenten hebben (en meestal niet een specifieke expertise) kan het zomaar zijn dat ze een ander pad kiezen en stoppen als VA.

Dat maakt de workflows extra belangrijk. Je moet makkelijk de overgang kunnen maken en een nieuwe VA kunnen inwerken. (Liefst door je huidige VA). Zorg er in elk geval voor dat jij de regie houdt over je bedrijf, tenzij je bewust ervoor kiest om dit uit handen te geven. Zorg dat je overal vanaf weet, zodat niet je volledige bedrijf in elkaar dondert zodra je VA besluit te stoppen.

Heel belangrijk: een VA is een investering in je business én je leven. Het kóst niet alleen maar geld. Het levert je onwijs veel op. Durf dus ook geld uit te geven aan een VA.