Blog

 

Grip op je e-mail met Gmelius en Boomerang

“Mijn hoofd is bedoeld om gave dingen mee te bedenken, niet om vol te stoppen met allerlei dingen die ik moet onthouden”, roep ik altijd. Als ik dus merk dat ik dingen aan het onthouden ben, ga ik op zoek naar een tool die dat voor me kan doen.

Zo worstelde ik al een tijdje met mijn e-mail.

Want met een bomvolle inbox ben je al heel snel het overzicht kwijt. Waar moet je nog iets mee en wat kun je laten gaan? Dat probleem is nog wel te tackelen door mails waar je nog iets mee moet in een map ‘Actie’ te zetten.

Maar zo’n map ‘Actie’ kan ook heel snel vollopen. En dan weet je nog steeds niet wat vandaag moet en wat wel tot morgen kan wachten. Zou het niet handig zijn als je mails waar je vandaag niets mee hoeft te doen lekker kunt archiveren en ze op de dag dat je ze nodig hebt weer in je inbox verschijnen?

En hoe handig zou het zijn als een mail waar je nog geen reactie op hebt gehad na een paar dagen weer in je inbox terechtkomt, zodat je een reminder kunt sturen?

Het kan met Gmelius en Boomerang. Beide tools doen eigenlijk hetzelfde en hebben grotendeels dezelfde mogelijkheden.

Zo kun je bijvoorbeeld:

  • mails snoozen: mails die op dit moment niet relevant zijn op een later moment laten terugkeren in je inbox.
  • een follow-up instellen: je kunt bijvoorbeeld een datum en tijdstip opgeven waarop je een mail wilt laten terugkeren in je mailbox als je geen reactie hebt gehad. Handig als je een reactie nodig hebt om verder te kunnen.
  • mails later versturen: als je graag ‘s nachts of in het weekend werkt, kun je mails ‘schedulen’, zodat ze pas de volgende ochtend of op maandagochtend verstuurd worden.

Maar er zijn ook verschillen. Hieronder zet ik enkele op een rijtje.

Boomerang:

  • Ook beschikbaar als app voor iOS en Android (al schijnt Gmelius ook bezig te zijn met een app)
  • Voor Gmail en Outlook
  • Inbox pauzeren (binnenkomende mails worden on hold gezet, zodat jij in alle rust je inbox kunt afwerken)
  • Duur: als je Boomerang i.c.m. G Suite (de zakelijke variant van Gmail) wilt gebruiken, ben je minimaal 14,99 USD per maand kwijt
  • Trial van 30 dagen, daarna terug naar gratis versie met beperkingen

Gmelius:

  • Alleen voor Gmail/G Suite/Inbox by Gmail
  • Stuk goedkoper dan Boomerang: voor 5 USD per maand kun je Gmelius met zowel Gmail/Inbox als G Suite gebruiken.
  • Werkt (naar mijn mening) intuïtiever dan Boomerang
  • Mogelijkheid om notities te maken bij mails
  • Mogelijkheid om templates te maken als je vaak dezelfde mail verstuurt
  • Trial van 14 dagen, daarna terug naar gratis versie met beperkingen

Zelf heb ik na de testperiode voor Gmelius gekozen. Vanwege de prijs en omdat ik Gmelius intuïtiever vind werken. Ook de templates vind ik een handige toevoeging. Vooral dat je de naam van de geadresseerde automatisch kunt invoegen is heel handig. Zo kun je exact dezelfde mail naar meerdere personen sturen zonder dat je steeds de juiste naam moet knippen en plakken. Zo verklein je de kans dat je Peter per ongeluk aanspreekt met ‘Hoi Sandra’ ;-)

Maar het allerbelangrijkste is dat ik dankzij Gmelius weer rust in mijn hoofd heb. En daar was het allemaal om begonnen.

Auteur: Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen
Redacteur: Debbie van Cleef, VA voor avontuurlijke ondernemers

Hoe je eenvoudig taken deelt met je VA

Voelt de communicatie met je VA soms chaotisch? Omdat je bijvoorbeeld taken doorgeeft via verschillende kanalen? Of omdat je zelf geen goed systeem hebt voor je eigen to-do’s?

Heb je bijvoorbeeld wel een duidelijke afspraak gemaakt over hoe je taken doorgeeft? Misschien gebruik je wel een fancy projectmanagementtool, maar vergeet je telkens daarop in te loggen. Omdat je het niet gewend bent. Of omdat het niet snel genoeg voor je werkt.

Misschien geef je dus inderdaad taken op allerlei manieren: via Facebook Messenger, WhatsApp, e-mail, telefoon, Skype. Dat veroorzaakt chaos. Je VA moet zelf dan wel een heel goed systeem hebben om alles bij te houden. Maar hoe vind je je afspraken dan weer terug? En reageert zij ook via alle verschillende kanalen? Dan word jij dus ook weer overspoeld via alle kanten.

Misschien heb je zelf geen goed systeem voor je eigen taken, waardoor je alle overzicht mist in je eigen business, laat staan om werkzaamheden uit handen te geven.

Je kan rust aanbrengen op een hele eenvoudige manier. Ik kies er dan altijd voor om te gebruiken wat er al is. In dit geval: e-mail.

Hoe zet je dat zo eenvoudig mogelijk in dat het rust geeft voor allebei? Door per taak een aparte e-mail te sturen.

Als je namelijk meerdere opdrachten in dezelfde mail zet, krijg je geknoei en onduidelijkheid. Stel bijvoorbeeld dat je er 5 taken in zet. Je VA reageert vervolgens met:
Taak 1: gedaan.
Taak 2: ik mis nog documenten X, Y en Z. Kun je deze even meesturen?
Taak 3: ik heb hier nog 3 vragen over, namelijk…
Taak 4: dit is me nog niet duidelijk, kun je me meer informatie geven?
Taak 5: deze taak valt niet binnen mijn talenten. Kan ik een andere VA inschakelen hiervoor?
Na 10 mails heen en weer weet je niet meer welke taken nou klaar zijn, welke nog niet, wat jij moet doen, wat zij nog moet doen. Dit is een garantie voor fouten en ontevredenheid.

Daarom: per taak 1 mail.

In de onderwerpregel zet je tussen brackets (vierkante haken, zie voorbeeld hieronder) de prioriteit van deze taak: hoog, normaal of laag. Je VA weet dan ook wat als eerste moet en wat nog even kan blijven liggen. Zo spreek je duidelijke wensen uit en hoeft zij niet te raden.

Na de prioriteit zet je de deadline erin. Je dwingt jezelf daarmee weer om duidelijkheid te geven. Je VA heeft dan de kans om aan te geven: dit red ik wel of dit red ik niet. In combinatie met de prioriteit is het dan ook makkelijker te bepalen of je een andere deadline kiest.

Daarachter zet je de korte beschrijving van de taak.

Dat ziet er dan zo uit:
[normaal] [21 feb] Vertalen productpagina X

In de body van de e-mail schrijf je de toelichting en alle benodigde details en documenten bij die ene taak.

Let ook op dat je taak niet stiekem toch meerdere taken is, of zelfs een project. ‘Organiseren event’ is bijvoorbeeld geen taak. Maak het zo concreet mogelijk. En ja, daar mag je VA je bij helpen. Durf om hulp te vragen. Je bent er voor elkaar. Een samenwerking doe je samen. Maak gebruik van elkaars talenten.

 

Auteur: Patty Golsteijn, Chef Regelhelden
Redacteur: Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen

Is jouw WordPress-website veilig? Zet in elk geval deze 7 stappen.

“Hackers schakelen drie banken en de Belastingdienst uit” kopte Elsevier deze week. De Belastingdienst en 3 grote banken hadden last van cyberaanvallen. Daardoor waren de websites moeilijk tot niet bereikbaar.

Banken steken veel geld en moeite in de beveiliging van de website. Toch konden zij niet voorkomen dat ze gehackt werden. Hackers vinden het een stunt, de gebruikers zijn de dupe.

 

Je website is de basis

Als ondernemer is je website de basis voor je online marketing en je zichtbaarheid. Of je nu als coach, winkelier, boekhouder of virtual assistant werkt. Tegenwoordig kun je het je niet meer permitteren dat je website offline gaat.  

Denk je nu: “Die hackers hebben het toch niet op mijn kleine website voorzien”? Denk dan nogmaals. Hackers zoeken helaas soms júíst kleine, onbeveiligde websites. Voor fraude, voor nepsites of om valse berichten te versturen.  

In elk systeem waarmee je een website bouwt, kunnen er lekken ontstaan. Doordat WordPress zo’n groot platform is, proberen hackers het vaker bij dit systeem.

Gelukkig is er een aantal stappen, waarmee jij de kans enorm verkleint dat jouw website de dupe wordt.

 

Aan de slag dus

  1. Verander je inlognaam en gebruik een sterk wachtwoord
  2. Kies een goede betrouwbare hostingpartij
  3. Kies je plugins en je thema zorgvuldig
  4. Update je WordPress-versie, thema en plugins regelmatig
  5. Verwijder plugins die je niet gebruikt
  6. Maak regelmatig een back-up
  7. Beveilig je website met een plugin

 

  1. Verander je inlognaam

Bij het installeren van WordPress op je website wordt er een beheerder aangemaakt met de gebruikersnaam ‘admin’. Hiermee kun je vervolgens inloggen.

Doordat veel mensen dit niet aanpassen na het installeren, zal een hacker in een script veelal via ‘admin’ proberen in te loggen. Aanpassen dus.

Je kunt dit doen door eerst een nieuwe beheerder aan te maken met een zelf verzonnen naam. Vervolgens verwijder je ‘admin’.

Gebruik een sterk wachtwoord. Geen bestaand woord, maar een combinatie van letters en cijfers of een zin. Hoe langer, hoe moeilijker te kraken.

 

  1. Kies een betrouwbare partij voor de hosting

Er zijn veel bedrijven die de hosting van je website kunnen regelen. Ze bieden in feite tegen betaling ruimte op de servers.

Het ene bedrijf zorgt voor een betere snelheid en beveiliging dan het andere.

Je hosting hoeft niet duur te zijn, maar goedkoop kan duurkoop worden.

Je website is veiliger bij een bedrijf dat ervoor zorgt dat je met de nieuwste technieken kunt werken en dat bijvoorbeeld de PHP-versie up-to-date houdt. Daarnaast is het belangrijk dat je snel antwoord krijgt op vragen. Gelukkig zijn er veel betrouwbare partijen, zoals Vimexx en Hosting2go.

 

  1. Kies je thema en de plugins zorgvuldig

Er zijn veel thema’s en plugins beschikbaar binnen WordPress. Sommige zijn gratis, andere niet. Maar ook de gratis plugins en thema’s kunnen veilig zijn.

Let bij het kiezen wel op de volgende zaken:

  • het aantal actieve installaties
  • wanneer het thema of de plugin voor het laatst is bijgewerkt
  • de waardering van gebruikers
  • FAQ, kijk bij de veelgestelde vragen wat er speelt en hoe snel er een antwoord komt

Aan deze punten kun je zien hoe actief het thema of de plugin wordt bijgewerkt. Met iets wat al 3 jaar niet is bijgewerkt, loop je meer risico.

 

  1. Update je WordPress-versie, thema en plugins regelmatig

Als je zelf je website beheert en geen blogs schrijft, hoef je niet wekelijks iets aan te passen. Voor je het weet zijn er 2 maanden voorbij voordat je weer inlogt.

Maar in de tussentijd had je eigenlijk al 3 plugins moeten updaten en misschien je thema ook wel. Doordat je dit niet hebt gedaan, vergroot je de kans op lekken naar je website.

Zet het updaten van je website voor elke 2 weken als taak in je agenda of op je takenlijst. Zo vergeet je het niet.

 

  1. Verwijder plugins die je niet gebruikt

Het lijkt onschuldig: een plugin die je niet gebruikt op je website laten staan.

Wie weet wanneer je die leuke plugin weer nodig hebt voor het bewerken van je tekst.

Toch raad ik je aan om een plugin waar je niks mee doet direct te verwijderen. Een inactieve plugin is de achterdeur, waardoor de dief graag naar binnen gaat. De meeste inbrekers gaan bij je huis ook niet graag door de voordeur, maar zo’n rustige achterom is ideaal.

Denk je de plugin later weer nodig te hebben? Leg de naam dan vast in bijvoorbeeld Evernote of een Word-document. Dan heb je hem zo weer gevonden, geüpload en geactiveerd.

 

  1. Maak regelmatig een back-up

Een fotograaf die ik ken, heeft ooit een website met meer dan 150 foto’s helemaal opnieuw moeten bouwen. Ga voor jezelf maar eens na hoeveel tijd en geld dat je zou kosten.

Daarom raad ik je aan om regelmatig een back-up te maken. Als jouw website dan uit de lucht gaat, zul je me dankbaar zijn voor die tip.

 

  1. Beveilig je website met een plugin

Met een plugin als Wordfence zorg je voor een extra beveiliging op je website. Met die plugin kun je onder andere het aantal inlogpogingen beperken.

Je maakt het hackers daarmee een heel stuk moeilijker. Als er bijvoorbeeld 3 keer een verkeerd wachtwoord wordt ingevuld, dan wordt de gebruiker een tijd geblokkeerd vanaf dat IP-adres. Dit weerhoudt de scripts ervan het te blijven proberen.

 

Ben je nu geschrokken?

Heb je op dit moment nog niets geregeld? Ga er dan nu mee aan de slag. Dit is de basis voor de veiligheid van je website. De spil van je onderneming.

Veel ondernemers geven veel geld uit om een website te laten bouwen, maar vergeten daarna het onderhoud.

Heb je geen zin om je hierin te verdiepen? Wil je het graag uitbesteden?

Denk dan eens aan een samenwerking met een VA. Er zijn VA’s die websites bouwen, aanpassingen doorvoeren en/of het onderhoud regelen. Zodat jij met een gerust gevoel kunt ondernemen.

 

Auteur: Jenny Lenting, hulp voor technische trammelant bij je website en online training
Redacteur: Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen