Hoe een boekhoudprogramma je enorm veel tijd én geld kan besparen

Auteur: Peggy Peerboom – Moneybird adviseur en partner in crime voor allround VA-werkzaamheden

Maak jij je facturen met Word of Excel? Doe je de boekhouding ook in Excel of besteed je het volledig uit aan je boekhouder? Dat is eigenlijk zonde.

Facturen maken met Word/Excel is omslachtig. Alles gebeurt handmatig, waardoor je sneller fouten maakt en geen controle hebt. Het is geen waterdicht systeem, dus het valt niet op als je een paar facturen vergeet. De klantgegevens moet je steeds opzoeken.

Je vergist je een paar keer per jaar met factuurnummers en checkt 6 keer of de bedragen kloppen (in geval van Word zelfs met een rekenmachientje). Je bent niet de enige, ik zie het vaker. ;)

Hoe hou je dan bij welke facturen er betaald zijn? Heb je hier weer een apart bestand voor gemaakt? Of hou je het helemaal niet bij? Tenslotte moet je nog alles verwerken voor je boekhouding en btw-aangifte. Eigenlijk doe je dus een hoop dubbel werk, wat je veel tijd kost.

Misschien verwerk je ook nog alles handmatig zonder formules, omdat je de handige functies van Excel niet goed genoeg kent.

Wat een gedoe. Ik kan me voorstellen dat je er op deze manier geen zin in hebt en je boekhouding blijft uitstellen. Of het zelfs helemaal uitbesteedt aan een boekhouder.

Het kan ook anders!

 

Moneybird

Vorig jaar heb ik Moneybird ontdekt en ben er groot fan van. Boekhouden wordt weer leuk omdat je je boekhouding hiermee grotendeels kunt automatiseren. Zo hou je meer tijd over voor je business. Bovendien krijg je beter inzicht in je cijfers, op elk moment kun je een actuele balans en resultatenrekening inzien. Zo weet je precies hoe je ervoor staat, wat de geldlekken in je bedrijf zijn en kun je zonodig direct bijsturen. Als een boekhouder de boekhouding voor je doet, dan zie je pas na afloop van het kwartaal of je winst hebt gedraaid.

 

Hieronder een paar voordelen waarom ik zo enthousiast ben over Moneybird.

  • Het is een eenvoudig systeem, waar je niet echt boekhoudkennis voor nodig hebt.
  • Je kunt zo heel makkelijk grotendeels je boekhouding zelf bijhouden. Je boekhouder kan zelfs meekijken.
  • In een paar klikken maak je een factuur in je eigen huisstijl. Deze staat automatisch in je boekhouding.

  • In het overzicht zie je in één oogopslag welke facturen nog openstaan en kun je meerdere herinneringen tegelijk versturen.
  • De gegevens van je inkomende facturen en bonnen worden door de software van Moneybird grotendeels herkend en automatisch ingevuld als je deze inscant via de app of uploadt via je laptop. Vaak worden de leveranciersgegevens al gematcht met de contactgegevens of wordt er een suggestie op basis van het KvK-nummer gedaan. Ook zijn de datum en het factuurbedrag al ingevuld. Heb je al facturen van dat contact verwerkt, dan onthoudt Moneybird wat je de vorige keer hebt ingevuld en geeft dat als suggestie. Je kunt dus veel sneller je inkomende facturen verwerken. Check wel altijd of het klopt.
  • Door in Moneybird je banktransacties te koppelen aan je inkoop- en verkoopfacturen, weet je zeker of je boekhouding compleet is. Bovendien heb je zo een goede controle of de betaalde bedragen kloppen met de facturen. De banktransacties kun je automatisch inlezen, die hoef je niet over te typen. Ook hier onthoudt Moneybird wat je voorgaande keren hebt ingevuld en geeft dat als suggestie aan.
  • Je btw-aangifte rolt er automatisch uit. Als je alle facturen en bonnen hebt ingevoerd, dan wordt er automatisch een btw-rapport gegenereerd dat er exact zo uitziet als het formulier van de Belastingdienst. Je kunt de gegevens een-op-een overnemen op de site van de Belastingdienst.

  • Klanten kunnen met iDEAL of andere betaalmethodes betalen. Waardoor facturen sneller betaald worden.
  • Als je alles digitaal bewaart in Moneybird, kan je boekhouder makkelijk meekijken en hoef je de facturen niet meer in mappen of schoenendozen te bewaren.

Zeg nou eerlijk, het is toch zonde om nog Word en Excel te gebruiken.

 

Investering

Moneybird kun je 60 dagen gratis proberen. Daarna betaal je tussen de € 10,00 en € 25,00 per maand, afhankelijk van het aantal banktransacties. Zie het niet als een kostenpost, maar als een investering. Kijk wat het je oplevert, door dit bedrag te betalen kun jij veel sneller je boekhouding doen. De tijd die je overhoudt kun je besteden aan je klanten.

Tel maar eens uit hoeveel tijd je nu kwijt bent aan je gehele financiële administratie, dus het maken van facturen, controleren of er betaald is, het sturen van herinneringen, het verwerken van je inkomende facturen, het bijhouden van je boekhouding en je btw aangifte. Vermenigvuldig die uren met je uurtarief. Dat is veel hè? Met Moneybird kun je het in de helft van de tijd doen. Zie ook de blog Investeren in tools van Patty Golsteijn.

 

Alles eruit halen wat erin zit?

Wil je echt alles eruit halen wat erin zit om je boekhouding te automatiseren, maar heb je geen zin om het wiel zelf uit te vinden? Dan help ik je graag om het goed in te richten en uit te leggen. Dan is het daarna echt een fluitje van een cent.

 

Auteur: Peggy Peerboom – Moneybird adviseur en partner in crime voor allround VA-werkzaamheden
Redacteur: Patty Golsteijn – Chef Regelhelden