Hoe je eenvoudig taken deelt met je VA

Voelt de communicatie met je VA soms chaotisch? Omdat je bijvoorbeeld taken doorgeeft via verschillende kanalen? Of omdat je zelf geen goed systeem hebt voor je eigen to-do’s?

Heb je bijvoorbeeld wel een duidelijke afspraak gemaakt over hoe je taken doorgeeft? Misschien gebruik je wel een fancy projectmanagementtool, maar vergeet je telkens daarop in te loggen. Omdat je het niet gewend bent. Of omdat het niet snel genoeg voor je werkt.

Misschien geef je dus inderdaad taken op allerlei manieren: via Facebook Messenger, WhatsApp, e-mail, telefoon, Skype. Dat veroorzaakt chaos. Je VA moet zelf dan wel een heel goed systeem hebben om alles bij te houden. Maar hoe vind je je afspraken dan weer terug? En reageert zij ook via alle verschillende kanalen? Dan word jij dus ook weer overspoeld via alle kanten.

Misschien heb je zelf geen goed systeem voor je eigen taken, waardoor je alle overzicht mist in je eigen business, laat staan om werkzaamheden uit handen te geven.

Je kan rust aanbrengen op een hele eenvoudige manier. Ik kies er dan altijd voor om te gebruiken wat er al is. In dit geval: e-mail.

Hoe zet je dat zo eenvoudig mogelijk in dat het rust geeft voor allebei? Door per taak een aparte e-mail te sturen.

Als je namelijk meerdere opdrachten in dezelfde mail zet, krijg je geknoei en onduidelijkheid. Stel bijvoorbeeld dat je er 5 taken in zet. Je VA reageert vervolgens met:
Taak 1: gedaan.
Taak 2: ik mis nog documenten X, Y en Z. Kun je deze even meesturen?
Taak 3: ik heb hier nog 3 vragen over, namelijk…
Taak 4: dit is me nog niet duidelijk, kun je me meer informatie geven?
Taak 5: deze taak valt niet binnen mijn talenten. Kan ik een andere VA inschakelen hiervoor?
Na 10 mails heen en weer weet je niet meer welke taken nou klaar zijn, welke nog niet, wat jij moet doen, wat zij nog moet doen. Dit is een garantie voor fouten en ontevredenheid.

Daarom: per taak 1 mail.

In de onderwerpregel zet je tussen brackets (vierkante haken, zie voorbeeld hieronder) de prioriteit van deze taak: hoog, normaal of laag. Je VA weet dan ook wat als eerste moet en wat nog even kan blijven liggen. Zo spreek je duidelijke wensen uit en hoeft zij niet te raden.

Na de prioriteit zet je de deadline erin. Je dwingt jezelf daarmee weer om duidelijkheid te geven. Je VA heeft dan de kans om aan te geven: dit red ik wel of dit red ik niet. In combinatie met de prioriteit is het dan ook makkelijker te bepalen of je een andere deadline kiest.

Daarachter zet je de korte beschrijving van de taak.

Dat ziet er dan zo uit:
[normaal] [21 feb] Vertalen productpagina X

In de body van de e-mail schrijf je de toelichting en alle benodigde details en documenten bij die ene taak.

Let ook op dat je taak niet stiekem toch meerdere taken is, of zelfs een project. ‘Organiseren event’ is bijvoorbeeld geen taak. Maak het zo concreet mogelijk. En ja, daar mag je VA je bij helpen. Durf om hulp te vragen. Je bent er voor elkaar. Een samenwerking doe je samen. Maak gebruik van elkaars talenten.

 

Auteur: Patty Golsteijn, Chef Regelhelden
Redacteur: Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen