Hoe maak je een goede reactie op een oproep? Deel 1: je motivatiebrief

Een tijdje terug heb ik de wereld van VA’s van de andere kant mogen bekijken, vanuit het perspectief van ‘klant’ welteverstaan. Mijn klant zocht aanvulling op haar team en daarom stonden er verschillende vacatures uit. Ik heb die oproepen zelf doorgeplaatst op een aantal Facebookpagina’s voor VA’s, in de overtuiging dat er een paar heel goede VA’s zouden reageren en ik er daar eentje uit zou zoeken.

Niets was minder waar! Ik vond het werkelijk aanstootgevend hoeveel slechte reacties ik kreeg van VA’s die qua ervaring prima geschikt waren. De meeste reacties waren gewoonweg om te huilen. Zo enorm zonde!

Dus laat me jullie mee (terug) nemen naar de basis: hoe maak je een goede reactie op een oproep? Bij het schrijven van deze blog merkte ik hoeveel er eigenlijk over te zeggen is. Daarom deel ik vandaag deel 1 met je, over je motivatiebrief. Binnenkort volgt deel 2, met de focus op je cv. Stay tuned!

 

 

Wat verstaan we onder ‘oproep’ en ‘reactie’?

Een oproep is gewoon een vacature die wordt uitgezet door een bedrijf, en dat maakt jouw reactie een sollicitatie op een functie bij dit bedrijf.
Wanneer je er zo over nadenkt, dan schiet je je reactie wellicht anders in. Een reactie is geen amicaal berichtje waarin je zegt “Hee meiden, bijgevoegd de link naar mijn website, ik hoor graag van jullie!” (Echt gekregen, heus waar)
Stel je gewoon bij iedere oproep voor dat het niet gaat om een eenzame zzp’er die bedrijfsondersteuning nodig heeft, maar dat Heineken/Nike/Google een nieuwe “Directeur van de Hele Wereld” nodig heeft en dat je daarop reageert.

“Beste mensen van Google, wat een interessant bedrijfje hebben jullie! Ik denk dat ik echt supergoed bij jullie pas, want wat jullie doen sluit helemaal aan op waar ik me momenteel veel mee bezighoud. Ik ben echt hard op zoek naar een nieuwe klus, dus ik kom graag in aanmerking voor deze positie.”

Dit is letterlijk overgenomen uit verschillende reacties die ik kreeg. Hoe denk je dat ze hierop reageren bij Google als ze dit binnenkrijgen als sollicitatie op een vacature?

Wanneer je op deze manier kijkt naar oproepen en reacties, dan begrijp je wellicht beter waar mijn pleidooi voor goede cv’s en motivatiebrieven vandaan komt. Het is je bedrijf, je business, je levensonderhoud; en dat is het voor de klant ook. Be a goddamn professional, please!

 

Wat is het verschil tussen je cv en een motivatiebrief? 

Iets wat ook niet helemaal duidelijk bleek te zijn. Ik heb ellenlange mails ontvangen waarin tot het uiterste detail werd beschreven welke ervaring iemand heeft en welke opleidingen ze daarvoor heeft gedaan. Dit is iets voor in je cv.

Je motivatiebrief schrijf je, omdat je jouw potentiële klant omver wilt blazen. Je wilt dat hij jouw brief leest en denkt “Jemig, wat een topper, snel die cv bekijken!” Sterker nog: je streeft er eigenlijk naar dat ze na het lezen van je motivatiebrief je cv niet eens meer willen bekijken. Het liefst nemen ze je meteen aan!

Met een goede motivatiebrief zorg je dat je potentiële klant niet meer hoeft na te denken over hoe de wereld eruit zou zien als jij voor hem zou werken. Dit beeld ga je namelijk voor hem schetsen. En je zorgt dat dat beeld er zó fantastisch uitziet dat hij meteen overstag is!

 

Hoe schrijf je een goede motivatiebrief?

Je motivatiebrief draait dus niet om jou. Je brief draait ook niet alleen om de klant en de functie. Het is de combinatie van beide die een goede motivatiebrief magisch maakt.

Houd bij het schrijven van je motivatiebrief in je achterhoofd dat jij één van de velen bent die reageert op een oproep. Een langdradig monster dat niet in jouw eigen tone of voice geschreven is, slaat dus de plank mis. Je moet kort en bondig zijn, jouw persoonlijkheid moet erin doorklinken en tegelijkertijd wil je de aandacht trekken van de klant. Poeh, het is niet niks!

Van oudsher bestaat er een opbouw die nog altijd goed blijft werken. Hij bestaat in heel uitgebreide varianten, maar je wilt snel en duidelijk opvallen tussen de rest, dus houd je aan deze 4 punten voor de opbouw.

 

  1. Introductie over hoe je terechtkwam bij de functie of het bedrijf en waarom het je zo aanspreekt.

Geen geslijm alsjeblieft, daar prikt de lezer zo doorheen. Maak het persoonlijk, zorg dat het echt is en houd het wederom kort en bondig.

Niet: “Ik zag jullie oproep op Facebook en ik werd daarin getagd omdat ik zo van katten houd, dus ik reageer maar meteen even.”
Wel: “Ik zag jullie oproep op Facebook en werd meteen geraakt. Jullie doel om Roemeense zwerfkatten te chippen staat dicht bij me doordat al mijn 12 katten uit Roemenië komen en ik van dichtbij heb meegemaakt hoe moeilijk het is om ze te vangen.”

 

  1. Uitleggen waarom jij een goede kandidaat bent
  2. Jezelf matchen met de functie

Twee punten ineen, wanneer je schrijft overlappen ze namelijk behoorlijk vaak met elkaar!

Hier is het zo zo zó belangrijk om te onthouden dat het niet alleen om jou draait. Het is natuurlijk wel de bedoeling dat jij laat zien dat je een goede kandidaat bent, dus een referentie aan een vorige ervaring is fijn. Maar blijf het magische plaatje schetsen voor de klant; hoe match jij met de functie en vooral: hoe gaat dat de klant helpen?

Niet: “Ik vind Instagram echt een leuk kanaal dus content maken lijkt me leuk.” (Ook deze heb ik echt ontvangen!)
Wel: “Voor een aantal andere klanten heb ik een sterke engagement gecreëerd op Instagram, met een groei van 75% van het aantal volgers tot gevolg. Ik wil samen met jullie kijken naar jullie brand promise, hoe kunnen we die het beste vertalen naar online content? Als we dat duidelijk hebben, dan zal ik volgens een jaarkalender sterke content ontwikkelen zodat jullie daar geen omkijken meer naar hebben. Ondertussen komen er daardoor wel nieuwe klanten via Instagram binnen.”

 

  1. Maak een nette afsluiting

Je hebt jouw affiniteit met het bedrijf van de klant laten zien. Je hebt laten zien waarom jij specifiek geschikt bent voor deze functie en hoe rooskleurig de toekomst eruitziet met jou aan boord. Stel je voor dat je in een real life interview zit. Sta je dan na zo’n goed gesprek op en loop je gewoon weg?

Nope, je geeft je gesprekspartners de mogelijkheid nog wat extra vragen te stellen, laat weten hoe ze je kunnen bereiken, schudt wat handjes, bedankt ze voor het gesprek.

Waarom zou je dan zoiets niet doen aan het einde van je motivatiebrief?

Niet: “Nou, ik hoor het wel wanneer jullie een keuze hebben gemaakt!”
Wel: “Voor een extra inkijkje in mijn ervaring verwijs ik jullie graag naar mijn C.V. in de bijlage. Mochten jullie n.a.v. mijn C.V. of deze reactie nog vragen hebben dan hoor ik dat uiteraard graag. Zoals gezegd voel ik echt een klik met jullie bedrijf en deze functie. Ik wacht dan ook met spanning af of jullie net zo enthousiast zijn geworden van mijn reactie als ik van deze oproep!
Met vriendelijke groet,
Pieternella Puck”

 

Een paar afknappers om mee af te sluiten

Hoera, je bent weer helemaal opgefrist op het gebied van motivatiebrieven! Je weet weer hoe het moet en wat er allemaal in moet staan. Maar je bent nog niet out of the woods voordat ik je heb geïnformeerd over een aantal misstappen!

 

Geen jargon!

“Ik kan nu ook evergreens maken.” Je schrijft hitliedjes die altijd populair blijven? Ik zoek iemand voor de marketing omdat ik zelf niets van marketing weet, ik weet niet wat een evergreen is in marketing en jij legt het ook niet uit. Stop met het gebruiken van jargon!

 

Geen name dropping

“Ik heb de VA-school van Hanneke en Nathalie gedaan.” Toevallig ken ik Hanneke en Nathalie dus mij was het meteen duidelijk, mijn klant daarentegen had natuurlijk geen idee.

Dit geldt voor alle mensen die jou tot nu toe hebben geholpen met je carrière en alle klanten waarvoor je hebt gewerkt. Ze kunnen in je C.V. bekijken waar je je ervaring hebt opgedaan, daar kan je je name dropping doen. In de brief zelf houd je het bij de feiten en laat je vooral zien wat je nu kunt doordat je elders ervaring hebt opgedaan.

 

Geen Engelse termen

Aiiii, zoals je uit deze blog wel kunt merken, is dat er eentje die ik zelf altijd heel lastig vind. En met mij vele anderen! Bovendien: je moest toch je persoonlijkheid laten zien? Wat nou als je een enorme digital nomad bent die gewoon half Nederlands, half Engels praat?

Nou, dan laat je in je brief zien dat je gewoon ABN spreekt en schrijft, je maakt geen spelfouten (!!) en je houdt het bij 1 taal. Er is echt voor ieder Engels woord wel een vertaling te vinden als je even je best doet. En let op: is er echt geen vertaling voor te vinden? Vraag je dan dit af: is het een Engelse term of zit je stiekem jargon in je brief te stoppen?!

In het gesprek dat ongetwijfeld volgt op jouw steengoede brief strooi je dan weer je gewoon je Engelse termen rond als je wilt. Maar dan weten ze in ieder geval dat jij ook het Nederlands volledig beheerst.

 

Geen amicaal gedoe

Slechts wanneer wij wel degelijk vroeger samen hebben geknikkerd begin je je brief met ‘Hee meid!’ ‘Hoi hoi’ of ‘Stop met zoeken, ik bied me aan!’ Hoe origineel je jezelf ook vindt.

Zoek gewoon even uit met wie je communiceert en zeg netjes ‘Beste Voornaam,’ ‘Beste meneer/mevrouw Achternaam,’ of wanneer je echt geen flauw idee hebt tegen wie je het hebt ‘L.S.’ Al is dat laatste met de komst van het internet eigenlijk bijna nooit meer aan de orde.
Hetzelfde geldt voor de afsluiting van je brief. ‘Toedels!’ NEE.

 

Ik hoop dat jullie deze tips ter harte nemen en het alle potentiële klanten ontzettend moeilijk gaan maken! “Uit de honderd reacties hebben wij honderd mensen gekozen voor een gesprek, iedereen schreef zulke fantastische brieven!”
Yes! (Pardon, ik bedoel natuurlijk: Joepie!)

 

Auteur: Ayla Körner – financiële VA met gevoel voor taal en klantenservice
Redacteur:  Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen