Hoe maak je een goede reactie op een oproep? Deel 2: je cv

Eén van mijn klanten zocht nog meer uitbreiding voor haar team, en daarom plaatsten we een oproep op Facebook. De enorme berg slechte reacties die we ontvingen, prikkelden me erover te schrijven. In de vorige blog legde ik meer uit over het schrijven van een goede motivatiebrief als reactie op een oproep. Deze keer ga ik verder met het onmisbare deel 2: je cv.

 

 

Even opfrissen, waar hebben we het ook alweer over?

In de vorige blog ging ik uitgebreid in op je motivatiebrief. Ik kreeg onwijs positieve reacties op deze blog. Met name het stukje waarin ik toelichtte waarom het opsturen van een motivatiebrief en cv zo belangrijk is, kreeg veel aandacht.

Een oproep op bijv. Facebook is net zo goed een vacature als een ‘officiële’ vacature op een platform voor werkzoekenden. Er is een bedrijf dat uitbreiding zoekt voor het team. Op welke manier die uitbreiding wordt gezocht doet er niet toe, als jij reageert op die oproep dan reageer je gewoon op een vacature.

En wat hoort er bij een reactie op een vacature? Juist, een motivatiebrief en een cv die een onuitwisbare indruk van jou achterlaten op de ontvanger.

Het doel: eruit springen tussen de vele tientallen of zelfs honderden reacties. Daarnaast: het de potentiële klant zo gemakkelijk mogelijk maken.
Met een korte leestijd in gedachten geef je zoveel mogelijk relevante informatie over jouzelf en waarom de functie jou op het lijf is geschreven.

Stel je voor: de klant zit achter zijn bureau, omringd door stapels papieren. Hij staart wanhopig naar zijn computerscherm, waar de ene na de andere e-mail om zijn aandacht vraagt. Maar dan kijkt hij verbaasd op. Op de gang hoort hij een ijzeren geluid, het rinkelen van sporen op cowboylaarzen, het geluid van jouw naderende reactie.

Jij schopt de deur naar zijn kantoor open, uiteraard omringd door rook en van achteren belicht, je cowboyhoed diep over je ogen getrokken. De klant knippert vol ongeloof naar jouw verschijning, als een konijn in de koplampen. Jij loopt nonchalant naar binnen en gooit met een sierlijke worp je cv op zijn bureau. Je tikt je hoed aan en loopt met je handen in je zakken weer naar buiten. De klant probeert zijn kaak van de grond op te rapen en kan de hele dag aan niets anders denken dan aan jouw indrukwekkende verschijning.

Heb je hem? Met je motivatiebrief trap je de deur in en schets je hoe perfect de wereld eruitziet zodra de klant jou aanneemt. Wanneer je door je motivatiebrief de aandacht hebt, seal je de deal met een cv dat laat zien met welke ervaring jij die perfecte wereld gaat waarmaken, én waarmee je laat zien wie jij bent.

De klant heeft dus maar 1 e-mail nodig om erachter te komen wat jij kan, wie je bent en waar je voor staat, en waarom jij dus de perfecte match bent.

 

Waar zijn alle cv’s gebleven?

Wanneer je reageert op een oproep, dan doe je dat meestal per e-mail. En het mooie van e-mail: je kan er een bijlage aan hangen! Maak daar alsjeblieft gebruik van.

Bij 90% (!!) van de reacties die ik kreeg op onze oproep, heb ik zelf moeten terugmailen: “Kan je mij ook nog even je cv toesturen?” Dat zette me aan het denken, waarom sturen mensen niet uit zichzelf hun cv mee?

Ik denk dat er verschillende redenen voor zijn:

  • Ze kunnen je opzoeken op LinkedIn, daar staat alles over je werkhistorie.
  • Ze kunnen je website bekijken, daar heb je ook veel geschreven over je ervaring.
  • Je bent pas sinds kort VA en je cv sluit nog niet naadloos aan op wat je nu doet.
  • Je bent pas sinds kort VA na een lange loopbaan in dienst en je hebt niet eens meer een cv.

Dit is waarschijnlijk niet het einde van deze lijst, maar het lijken me de meest voor de hand liggende redenen.

De klant krijgt echter vele tientallen, soms zelfs meer dan honderd reacties binnen n.a.v. een oproep. Je wilt het de klant dus zo gemakkelijk mogelijk maken om alles over je te weten te komen, in een zo kort mogelijke tijd.

Oftewel: de klant surft in eerste instantie niet naar je website en kijkt niet op je LinkedIn. Die heeft het namelijk zo druk dat er uitbreiding van het team moet komen, niet om lekker online rond te snuffelen.
Als jij wel van de klant vraagt of zelfs verwacht dat hij naar je pagina’s surft, dan toont dat niet bepaald veel inlevingsvermogen in de situatie bij de klant. Terwijl dat voor een VA toch juist heel belangrijk is!

 

Een zelfgemaakte cv versus LinkedIn/website

Je kunt natuurlijk zeggen dat het openen van een cv evenveel werk is als het klikken op een link naar je LinkedIn-profiel. En dat klopt ongeveer wel. Steeds meer mensen gebruiken LinkedIn of hun website dan ook als hun cv. Natuurlijk is het handig: je hebt alles op 1 plek staan, bijna iedereen heeft wel LinkedIn en misschien heb je leuke reviews op je LinkedIn staan.

Maar het nadeel van LinkedIn is dat het profiel er bij iedereen hetzelfde uitziet. Je kan niet kiezen wat jij eruit laat springen, waar jij de aandacht mee wilt trekken. Je kan een knaller van een samenvatting schrijven, maar een potentiële klant zal toch echt op het knopje ‘Show more’ moeten drukken om die samenvatting te kunnen lezen. Jij wilt juist dat de klant met zo min mogelijk moeite over je kan lezen.

Daarnaast is er een heel grote valkuil wanneer je de klant doorstuurt naar iets externs, of het nu je website is of LinkedIn: het Grote Zwarte Gat a.k.a. Online Afleiding.

Iedereen kent dit wel: je surft naar Facebook omdat je iets specifieks wilde weten en een kwartier later ben jij aan het opzoeken of je klasgenoten van de basisschool dik zijn geworden.

Je hebt geen idee meer waarom je in eerste instantie op Facebook zat!

Ditzelfde gebeurt op LinkedIn of jouw website. Als er ook meer 1 klein ding is dat Online Afleiding triggert, dan ben je je klant kwijt. Dus jij staat daar in zijn kantoor, de rook en imposante belichting nog achter je, en in plaats van dat de klant onder de indruk naar jou kijkt, zegt hij “Oeh, kijk een vlinder!” en rent zo het kantoor uit.

Het is dus belangrijk om de aandacht van de klant scherp te houden. Dit doe je door de informatie in 1 kant-en-klaar pakket aan te bieden: jouw motivatiebrief in de body van je e-mail en je cv als bijlage.

 

Wat staat er in je cv?

Wanneer je geen cv hebt: maak er eentje. Of beter nog: maak er meerdere. Als klant wil je zo snel mogelijk kunnen zien welke ervaring iemand heeft in het vakgebied dat jij zoekt.

Ik neem mezelf hier even als voorbeeld, mijn eigen situatie ken ik immers het beste. Ik richt me als VA voornamelijk op financiële administratie en het schrijven van teksten. 2 dingen waar ik veel ervaring mee heb, maar die niet bepaald met elkaar samenhangen. Mijn potentiële administratieve klant heeft er dus niet veel aan om uitgebreid te kunnen lezen waarom ik zo goed kan schrijven.

En dus heb ik 2 cv’s. Eentje dat mijn financiële ervaring en achtergrond uitlicht, en eentje dat mijn schrijfervaring naar voren laat komen.

Daarnaast heb ik een stiekeme derde cv: eentje voor mezelf waarin juist heel algemeen álles staat wat ik ooit heb gedaan, zodat ik niets vergeet.

Het mooie aan een cv is dat het van jou is. Jij mag dus zelf bepalen hoe het eruit komt te zien en wat erin staat.

De ervaring die niet naadloos aansluit op wat je nu doet, mag je er bijvoorbeeld uit laten.

En heb je meegewerkt aan een fantastisch project bij een werkgever of klant? Dat mag je er los opzetten, zodat het er echt uitspringt. Blog jij al jaren fanatiek voor je eigen plezier? Dan verdient dat een eervolle vermelding.

Zorg wel dat je het juiste doel voor ogen houdt wanneer je je cv maakt: je wilt snel en duidelijk laten zien waar jouw kennis en kunde vandaan komen, aan iemand die jou niet kent.

Fijn om te kunnen afleiden uit een cv zijn de volgende dingen:

  • Welke opleidingen en cursussen heb je gedaan?
    Let op: je basisschool hoef je niet te vermelden, echt niet. Ook een typecursus is niet meer zo interessant. Het moet relevant zijn voor wat je nú doet en wat jíj specifiek goed kan.
  • Bij welke bedrijven heb je gewerkt, voor hoe lang, waar was je verantwoordelijk voor en wat heb je bereikt?
    Let op: snel en duidelijk, dus houd deze uitleg kort en bondig. Als iemand uitleg wil, dan vraagt hij daar heus wel naar in een gesprek.
  • Iets extra’s wat jou jou maakt, vrijwilligerswerk bijvoorbeeld.
    Let op: houd het relevant en professioneel. Gaaf dat je 12 katten en een verslaving aan Netflix echt hélemaal ‘jij’ zijn, maar wat heeft je potentiële klant aan die informatie?

Hieronder zie je 2 voorbeelden uit mijn eigen algemene cv van korte werkervaring en dingen die mij mij maken. Het hoeft allemaal echt niet langdradig te zijn om je boodschap over te kunnen brengen:

 

 

 

Zoals je hierboven al kunt zien, is mijn cv wit met roze en oranje. En mijn hele cv staat vol met allerlei pictogrammen, omdat ik die gezellig vind. De kleuren, vormen en pictogrammen zorgen er niet alleen voor dat mijn cv opvalt. Het laat heel goed zien wie ik ben.

Stel je voor dat je 2 cv’s bekijkt van personen die financiële administratie doen. De een is een lange lap tekst met opsommingen erin en met een droge opmaak. De ander is kleurrijk, bestaat maar uit 2 pagina’s en is bondig en luchtig geschreven.

Ze zullen allebei een heel andere indruk op je achterlaten. Ik zou veel eerder kiezen voor de kleurrijke, de ander lijkt me ontzettend saai.

Maar vergis je niet: er is geen goed of fout. Als de klant een voorkeur heeft voor het eerste cv, dan zouden hij en ik waarschijnlijk niet de allerbeste match zijn.

Dit is precies waarom het zo belangrijk is om je cv mooi vorm te geven, je laat je persoonlijkheid doorschemeren in je cv. Daarmee maak je het een belangrijk onderdeel van je hele sollicitatie.

Motivatiebrief = waarom ben je zo geschikt voor de functie
Cv = waarom heb jij de juiste ervaring voor de functie;
Opmaak = waarom ben je zo’n geschikte match met de klant persoonlijk

Let wel op dat je het professioneel houdt en niet al te bont maakt. Je wilt niet dat de opmaak afleidt van de inhoud, je wilt de inhoud ondersteunen met jouw persoonlijkheid. Overdaad schaadt! Dikgedrukte teksten bomvol pictogrammen op een neon roze achtergrond kunnen enorm bij jouw persoonlijkheid horen, maar het straalt dan weer weinig professionaliteit uit.

Het allermooiste scenario: laat je cv passen bij jouw personal brand.
Want stel je voor: je hebt jouw potentiële klant helemaal binnengehengeld met je motivatiebrief en cv. Tevreden en weer vol vertrouwen in de toekomst heeft hij nu wel de tijd om je online op te zoeken. Hij bekijkt je website, Instragram en alles wat je maar online hebt staan. Dan is het toch wel heel erg gaaf als blijkt dat al jouw online kanalen precies hetzelfde uitstralen als de e-mail die hij net heeft gelezen!

Auteur: Ayla Körner – financiële VA met gevoel voor taal en klantenservice
Redacteur:  Renske Holwerda, marketing-VA en tekstschrijver ineen