In 5 makkelijke stappen naar een beter geordende administratie

Als het gaat om het bijhouden van de administratie dan loopt er bij menig ondernemer toch een forse rilling over de rug. Gedoe met bonnetjes, vechten met spreadsheets en dan nog alle tijd die het opslurpt. Toch moet het gebeuren als je een goed inzicht wilt hebben in je financiële situatie. En net als met bijvoorbeeld een flinke afwas blijft het zich opstapelen als je er niets aan doet, op een goed moment kan je het gewoonweg niet meer negeren.

Daarom hieronder 5 makkelijke stappen die jou snel helpen aan een beter geordende administratie. Wees gewaarschuwd: straks ga je het nog leuk vinden ook!

 

  1. Bedenk waarom je een geordende administratie wilt

Als jij een betere administratie wilt omdat dat moet van anderen, terwijl je zelf hartstikke tevreden bent, dan heeft dit plan weinig kans van slagen. Maar ben jij ieder jaar dagen kwijt om alles enigszins duidelijk bij je boekhouder te krijgen of heb je geen idee hoe je er financieel voor staat? Dan is het tijd voor een plan!

Sla deze stap niet over! Je kan geneigd zijn er overheen te blazen omdat je actie wilt, maar dan zit je over een half jaar gewoon weer naar een bak met onverwerkte bonnen te zuchten.

Houd je ‘waarom’ in gedachten wanneer je je boekhouding opent, een bon in je handen hebt of met een spreadsheet worstelt, dat maakt het een stuk minder irritant.

 

  1. Het juiste gereedschap

Het is allemaal geen rocket science; wanneer je een kok loslaat in een keuken dan heeft hij over het algemeen niet genoeg aan alleen de juiste ingrediënten; scherpe messen en goede pannen zijn onmisbaar.

Wanneer je je administratie wilt ordenen dan heb je meer nodig dan alleen die oude schoenendoos waar je de bonnen in bewaart. Een map met insteekhoezen bijvoorbeeld, waar je per maand je bonnen in bewaart. Tuurlijk, je kan ze ook in gemarkeerde enveloppen in die schoenendoos teruggooien, maar we gingen voor overzicht, remember? Zo’n map daar kan je doorheen bladeren, je kan iets snel terugzoeken als het moet en je boekhouder wordt er erg blij van.

Een goede perforator, tabbladen, een paar mappen; het kost je geen fortuin en toch zorgt het meteen voor meer orde op zaken.

 

  1. Zorg voor een goed boekhoudprogramma

’Het gaat prima in Excel, en het bespaart kosten’, veel gehoord en absoluut niet waar. De boekhoudprogramma’s van tegenwoordig zijn bijna allemaal heel makkelijk en intuïtief; je hoeft echt geen hogere wiskunde te hebben gestudeerd om erin te kunnen werken.

Als voorbeeld nemen we Moneybird, het duurste pakket kost je €25,- per maand en je kunt easy peasy je hele boekhouding erin kwijt. Aan het einde van het jaar lever je de hele handel in bij je accountant, die significant minder uren kwijt is aan het ordenen van jouw chaos en je daardoor een minder imposante factuur stuurt.

Het allerfijnste aan een goed programma: niet meer nadenken over BTW-aangiftes en op ieder moment exact weten hoe je er financieel voor staat.

Kijk eens rond naar de programma’s die er worden aangeboden en kies wat goed bij jou past, houd hierbij ook weer je ‘waarom’ in gedachten.

 

  1. Templates rule the world!

Het maken van een template kost je één keer wat meer tijd, en daarna ben je er voor altijd van verlost. Denk aan het bijhouden van uren of kilometers, als je iedere maand opnieuw een nieuwe spreadsheet moet aanmaken dan kost het je veel tijd en moeite. Maak je daarentegen een template dan ben je meteen klaar voor de rest van het jaar.

En als je dan toch bezig bent: dupliceer het bestand, dan ben je ook meteen voorbereid voor de jaren die hierop volgen.

Maak meteen op het eerste tabblad een overzicht waar alle totalen samenkomen, dan zie je in één oogopslag wat er deze maand, week, dit jaar gebeurd is tot nu toe. Werk je naar een bepaald doel toe? Laat dit dan met een formule terugkomen op het eerste tabblad; nooit meer zoeken en nadenken maar met 1 klik weten hoeveel omzet/uren/kilometers/etc. je nog moet halen voordat je je doel hebt bereikt.

Extra tip: last van Excel-haat? Maak het makkelijk voor jezelf en besteed dit klusje uit aan iemand die Excel-liefde heeft. Niet nadenken over formules en alleen nog maar jouw gegevens bijhouden.

 

  1. Werk consistent en voorkom bergen

De meeste boekhoudprogramma’s hebben tegenwoordig een makkelijke app. Waarom zou je dus je bonnetje in de schoenendoos stoppen zonder er eerst een foto van te maken voor je app?

Maak een aantal standaardprocedures voor jouw administratie waardoor je nooit meer na hoeft te denken. Hier een voorbeeld:

  • Je bewaart alle bonnetjes in een specifiek vakje van je portemonnee en op maandagochtend verwerk je ze
  • Vanuit je portemonnee scan je ze met je telefoon naar je boekhoudprogramma
  • De bonnetjes gaan niet in een grote doos maar direct in de insteekhoes voor de bonnen van deze maand/dit kwartaal, die heb je immers al klaar staan

Wanneer je dit standaard iedere week op deze manier doet kost het je weinig tijd, is je boekhoudprogramma up-to-date en is het verwerken zo gepiept. Om ervoor te zorgen dat je het niet vergeet zet je het de eerste periode op je to-do lijst voor maandagochtend. Na een poosje weet je niet beter!

Zoals je al leest gaat het hier over een heel specifiek moment in de week. Dit is een methode die goed werkt als je bergen werk wilt voorkomen. Maandagochtend bonnen, woensdag na de lunch debiteurenbeheer en vrijdagochtend de betalingen voor aankomende week klaarzetten. Wanneer je werkt met een goed boekhoudprogramma, fijne templates en structuur dan kost ieder admin-moment je niet zoveel tijd en win je er onwijs veel rust mee.

Op dit moment zie je er misschien nog als een berg tegenop en lijkt een goed geordende administratie ver weg, maar de ‘waarom’ van stap 1 gaat je door dat gevoel heen helpen.

Je staat ook niet 2x per dag te balen bij het tandenpoetsen, je weet dat het goed is voor je tanden en dus leg je je erbij neer dat je het moet doen en je er een paar minuten aan kwijt bent.

Voor een geordende administratie geldt hetzelfde; in het begin baal je misschien nog dat je een spreadsheet bij zit te werken, maar na een tijdje hoef je niet steeds meer te bedenken waarom je het überhaupt doet. Je hebt overzicht, je hebt rust in je hoofd als er onverhoopt ergens iets niet klopt dan heb je binnen no time gevonden waar het aan ligt.

Een verademing voor je medewerkers, je klanten, je boekhouder en bovenal: voor jou.

 

Auteur: Ayla Körner
Redacteur: Debbie van Cleef, VA voor avontuurlijke ondernemers