Je boekhouding wel of niet uitbesteden aan een boekhouder?

Deze blogpost is geschreven door Peggy Peerboom, Regelheld van de Maand april 2019 en expert in Moneybird.

Vanuit je passie ben je met je bedrijf gestart, om te doen wat je het allerliefste doet. Je klanten helpen. Maar al die extra taken die bij het ondernemerschap komen kijken, daar zat je niet op te wachten.

Als je niet uitkijkt, ben je de hele dag bezig met je administratie, de boekhouding, zichtbaar zijn op social media, je website bijwerken, nieuwsbrieven versturen, etc. etc. Het kost je zóveel tijd. Hierdoor houd je te weinig tijd over om met je passie bezig te zijn, je klanten te helpen, geld te verdienen en te groeien met je bedrijf.

Je hoeft natuurlijk niet alles zelf te doen. Je kunt taken uitbesteden aan iemand anders. Taken die je niet leuk vindt, waar je niet veel kennis van hebt of die je niet per se zelf hoeft te doen.

Zoals boekhouden; voor veel ondernemers geen geliefde bezigheid. Het is vaak ingewikkeld en te veel gedoe. Het kost veel tijd en energie en daarom worden die werkzaamheden uitgesteld tot laat in de avond en de weekenden. Aan het eind van het kwartaal is er weer grote stress om alles bij elkaar te krijgen voor de btw-aangifte.

Genoeg reden voor sommige ondernemers om de boekhouding volledig uit te besteden aan een boekhouder. Maar is dat wel zo verstandig? Ik ben van mening dat je als kleine ondernemer makkelijk zelf je eigen boekhouding kunt bijwerken, als je maar weet wat je doet en met een goed programma werkt.

Dit zijn 5 redenen waarom het niet handig is alles uit te besteden:

1. Dubbele administratie

Je stuurt zelf je verkoopfacturen en in een apart overzicht moet je bijhouden welke facturen betaald zijn en wat er nog openstaat. De inkoopfacturen moet je verzamelen en betalen. Dan moet je alles uitprinten en in mappen doen als je boekhouder nog op de ‘ouderwetse’ manier werkt. Of je moet alles doorsturen naar je boekhouder, die vervolgens weer alles gaat inboeken in zijn eigen systeem. In principe heb je dus een dubbele administratie. Je bent er al veel tijd mee kwijt en vervolgens is je boekhouder er ook weer tijd mee kwijt.

2. Kosten

En dus heeft het jou eerst al veel tijd gekost om alles te verzamelen en aan te leveren en vervolgens kost het je ook nog eens geld, vanwege de tijd die jouw boekhouder weer kwijt is aan jouw boekhouding.

3. Geen inzicht in je actuele cijfers

Je verliest de grip op de financiële kant van je bedrijf. Als jij je boekhouding volledig uitbesteedt aan je boekhouder, wordt waarschijnlijk één keer per kwartaal je boekhouding bijgewerkt. In de tussentijd heb jij nauwelijks of geen inzage in je cijfers. Of je moet weer een dubbele administratie bijhouden. Zo heb je geen idee hoe je ervoor staat, hoeveel omzet je gedraaid hebt en hoeveel kosten je gemaakt hebt.

4. Geen controle over je cijfers

Doordat je geen inzicht hebt in je cijfers, heb je er ook veel minder controle over. Want als je geen idee hebt hoe je ervoor staat, kun je dus ook niet tussentijds bijsturen op je cijfers. Soms krijg je zelfs niet eens te horen hoe je dat kwartaal gedraaid hebt en krijg je van je boekhouder alleen te horen hoeveel btw je mag overboeken naar de Belastingdienst. Als jij een succesvolle ondernemer wilt zijn, is het absoluut belangrijk dat jij inzicht hebt op én controle hebt over jouw cijfers.

5. Het kost je veel tijd

Als je je boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder, dan moet je toch zorgen dat je alles aanlevert. Er gaat veel tijd zitten om alle bonnen en facturen bij elkaar te zoeken, in mappen te doen of door te sturen.

Wat dan wel? Je zou je administratie grotendeels kunnen automatiseren, bijvoorbeeld met het boekhoudprogramma Moneybird. Zo bespaar je jezelf heel veel tijd en geld, maar houd je nog wel de controle over je cijfers.

Heb je dan helemaal geen boekhouder nodig?

Jawel, ik vind zeker dat je een boekhouder nodig hebt. Je kunt je boekhouder gratis toegang geven tot jouw boekhoudprogramma. Hij of zij kan dan meekijken of alles goed gaat. Heb je specifieke vragen, check het even bij je boekhouder en ga niet zoeken op Google. Voor elke branche kunnen andere regels gelden. Laat je boekhouder ook elk kwartaal even vluchtig kijken of alles klopt voordat je de btw-aangifte doet. Wanneer dingen echt fout gaan, is het zonde als jullie er aan het einde van het jaar pas achter komen.

Bovendien raad ik je altijd aan om de ib-aangifte door een boekhouder te laten doen. Jaarlijks verandert er weer iets in het belastingstelsel. Als je dat telkens moet uitzoeken, ben je veel tijd kwijt. Bovendien weet jij nooit alle fiscale voordelen, die de boekhouder wel kent. Een boekhouder verdient zich daardoor ook terug.

Heb jij een grote administratie? Ook dan is het aan te raden om je boekhouding in eigen beheer bij te houden zodat je altijd inzage hebt in je actuele cijfers. Niet dat je maar 1 keer per maand/kwartaal alles overdraagt aan je boekhouder.

Wil jij ook je boekhouding grotendeels automatiseren en veel tijd en geld besparen? Ik leer je alles over dit systeem in mijn workshop en we richten het dan ook gelijk goed in voor jouw bedrijf..

Neem vrijblijvend contact met mij op voor meer info of schrijf je in voor een workshop op mijn website.