Lopen jouw workshops goed? Automatiseer dan je administratie ervan.

Workshops geven is iets waar jij je handen niet meer voor omdraait. Heerlijk vind je dat contact met de deelnemers. Je doet het dan ook regelmatig en het is een belangrijke dienst geworden.

Alleen die administratie die je ervoor moet doen. Dat kost je inmiddels veel te veel tijd. Je moet er zoveel handelingen voor doen.

Daardoor sluipen er fouten in. Bijvoorbeeld dat er in de laatste mail met de uitleg vooraf nog een datum staat van de vorige workshop. Of dat je per ongeluk twee mensen te veel toelaat.

Een droom voor veel ondernemers die net starten met het geven van workshops.  Maar het past misschien nauwelijks in de ruimte waar je de workshop geeft.

Wat een gedoe.

 

 

Zo kan een systeem eruit zien, om het handmatig bij te houden:

  1. Een deelnemer meldt zich aan via mail of een contactformulier op je website.
  2. Je stuurt een factuur.
  3. Je controleert of de betaling binnen is.
  4. Je stuurt een mail ter bevestiging van deelname.
  5. De aantallen per workshop hou je bij in een Excelsheet.

Dat biedt al overzicht en door de stappen op papier te zetten, voorkom je al fouten.

Maar het kan nog anders. Geautomatiseerd. In deze blogpost laat ik je dat zien.
Zodat je weer met aandacht contact met je deelnemers kunt hebben, in plaats van dat deel af te raffelen.

Wat je nodig hebt bij een WordPress website:

 

1. Woocommerce plugin of Paytium

Een workshop kun je als product aanmaken in WooCommerce. Je vult het bedrag in, plaatst een afbeelding en een omschrijving. Je kunt zelfs een actieprijs instellen voor een bepaalde periode.

 

 

Een wervende tekst zorgt ervoor dat je workshop beter verkoopt. Je kunt in WooCommerce een korte omschrijving geven die bovenaan de pagina verschijnt en een langere die ze onderaan nog kunnen lezen. Als je meerdere workshops aanbiedt, maak je meerdere producten aan.

Een andere plugin waarmee je dit kunt inrichten is Paytium. Ook daar kun je mensen hun e-mailadres laten invullen of meerdere contactgegevens. Hierbij maak je eigenlijk een soort betaalknop aan en de invulvelden en die plaats je op een pagina van je website met tekst over de workshop.

Als je een workshop vaker geeft kun je bij beide systemen ook een deelnemer uit meerdere data per workshop laten kiezen. Daarvoor heb je wel meer technische kennis nodig.

Via YouTube is er echter wel heel veel te vinden.

 

2. Een aanbieder voor iDEAL betalingen. 

Je kunt dit via je bank laten lopen, maar dat is duur en technisch moeilijk in te stellen. Gelukkig zijn er voldoende aanbieders die dat voor je regelen.

Er zijn er meerdere, maar mijn favoriet en van vele is Mollie.
Aanmelden is gratis, de plugin “Mollie Payments voor WooCommerce” waarmee je het koppelt aan je webshop ook.
Via de instellingen koppel je WooCommerce aan Mollie en de betalingen kunnen verwerkt worden. De enige kosten is een vast bedrag per transactie. Op dit moment kost het € 0,35 per transactie.

Overigens kun je via Mollie dan ook andere vormen van betalen aanbieden, zoals creditcard of Paypal. In Nederland is iDEAL toch wel de belangrijkste optie.

 

3. Facturen versturen

Om facturen na een bestelling en betaling automatisch te versturen heb je bij WooCommerce nog een plugin nodig. De plugins PDF invoices en WooCommerce PDF invoice werken allebei goed. Beide hebben een gratis variant waarmee je al prima een factuur kunt maken.
De factuur wordt vervolgens per mail verstuurd vanuit WordPress, zodra de bestelling is afgerond.

Bij Paytium kan dit vanuit de plugin zelf, maar alleen bij de betaalde versie.

Werk je met een systeem als Moneybird voor je financiële administratie, dan kun je WooCommerce daar aan koppelen. De facturen verlopen dan via Moneybird en staan dus direct in je boekhouding. Je kunt e-mails aanmaken in Moneybird waarmee de facturen worden verstuurd.

 

4. Aantal deelnemers bijhouden

Als je WooCommerce gebruikt is het mogelijk om bij producten de voorraad aan te geven. Dit kun je prima gebruiken als je een maximaal aantal deelnemers hebt voor je workshop.

Na elke bestelling loopt de teller naar beneden.

Als je wilt kan een bezoeker direct zien hoeveel plekken er nog zijn.
Maar nog belangrijker is dat jij het zelf in beeld hebt. Moet je nog extra plekken verkopen? Is er een bepaalde datum nog maar half vol?
En je verkoopt nooit een plek teveel. Dus stoelen zoeken in je workshopruimte is niet meer nodig ;).

 

5. Koppel je nieuwsbriefsysteem

Je wilt rondom je workshop contact onderhouden met de deelnemers. Bijvoorbeeld door:

– Informatie te geven over de locatie
– Misschien geef je een opdracht vooraf
– Je vraagt achteraf hoe ze het vonden
– En vraagt of ze zich op je nieuwsbrief willen inschrijven.

De deelnemers moeten toch de gegevens invullen om een factuur te kunnen ontvangen, dus het e-mailadres en de naam ontvang je al.

Als je jouw nieuwsbriefsysteem aan Woocommerce koppelt, kun je de mailadressen op een aparte lijst verzamelen. Zo stuur je in één keer de deelnemers van een bepaalde datum de mail met informatie vooraf en met vragen of informatie over een vervolg achteraf.

Dit kan ook met Paytium, maar dan heb je wel de betaalde versie nodig van de plugin.

 

Ter afsluiting

Deze stappen en plugins beperken zich overigens niet tot workshops. Ook de administratie van de verkoop van producten of online trainingen kun je hiermee automatiseren.

Ben je thuis in de techniek van WordPress dan kost het tijd om alles in te stellen, maar is het te doen. Op YouTube is veel te vinden over deze plugins. Mocht je niet zo technisch zijn en er niet uitkomen, dan kun je het laten instellen door een technische VA met kennis van WordPress.

Ik help je er graag mee.

 

Auteur: Jenny Lenting, hulp voor technische trammelant bij je website en online training
Redacteur: Nicole Adelaars, content strategie en blogexpert – ik help je jouw verhaal vertellen