Waanzinnig goed samenwerken in Asana, de Do’s en Don’ts

Er zijn steeds meer tools in te zetten om de samenwerking in teams te bevorderen. Een hele bekende daarvan is Asana. Ideaal om je eigen planning in te doen, maar nog idealer als je met meerdere mensen aan 1 project werkt.

Weg met eindeloze e-mails heen en weer, geen inbox vol met ‘Fwd:, Fwd:, Fwd:’ omdat je ergens per ongeluk niet in de CC stond terwijl je die info toch nodig had.
En het belangrijkste van alles: geen chaos meer in je hoofd doordat je steeds moet schakelen tussen projecten.

Maar als je met meerdere mensen in zo’n tool werkt dan is de kans groot dat er toch weer chaos ontstaat. Je vindt hier wat groundrules om de samenwerking in Asana waanzinnig goed te laten verlopen.

 

Waarom ik zoveel houd van Asana

Voordat we verder kijken naar de do’s en don’ts van een samenwerking in Asana wil ik even het grootste voordeel van Asana uitlichten: orde.

Mocht je nog niet werken met Asana (of een andere projectmanagementtool die fijn werkt voor jou) dan raad ik je van harte aan om daar vandaag nog mee te beginnen.

De precieze werkwijze zal ik je besparen, die verschilt namelijk ook per business. Bovendien kan Asana zelf je daar veel beter over inlichten.

Zelf gebruik ik Asana als een zeer uitgebreide to-do list en tool om mijn taken te plannen.
Per week, dag, uur staat er in mijn kalenderoverzicht van Asana waar ik op dat moment mee bezig dien te zijn. Iedere klant een ander kleurtje en taken die ik bijv. wekelijks moet doen keren automatisch terug na het afvinken. Dit alles met 1 doel:

 

Orde en overzicht

Met 1 druk op de knop zie ik wat er die dag te doen is. Door het kleurenoverzicht zie ik voor wie ik die taken moet doen. Door de tijden erbij te plannen komen ze in de volgorde te staan die ik die dag wil aanhouden.

Wanneer er dus bijvoorbeeld een extra taak bijkomt kan ik supersnel zien wanneer ik die het beste kan inplannen. Met als gevolg: duidelijkheid naar mijn klanten toe. Met als nog belangrijker gevolg: rust in mijn eigen hoofd.

Ik ben door deze uitgebreide planning in Asana niet aan het multitasken.
Mijn e-mail open ik pas op het moment dat ik die voor een taak nodig heb. Dat betekent dat ik niet word afgeleid door binnenkomende mails die me afleiden van the job at hand.
Voor sommige taken (denk financiële admin) staat mijn telefoon ook uit. Volledige focus op de taak die me op dat moment door Asana wordt gegeven.

En dat is me toch een potje fijn, snel en efficiënt werken!

 

Met anderen samenwerken in Asana

Projecten met taken met subtaken, die uiteindelijk weer moeten samenkomen in 1 uitvoer; in mijn beleving is dat hoe het in elkaar steekt wanneer je een gezamenlijk project uitvoert.

Wat tevens mijn beleving is, is dat er in vergaderingen uitgebreid moet worden besproken wie de leiding heeft over welke taak, wie de subtaken daarvoor moet uitvoeren, wanneer er wat moet worden uitgevoerd. Dan wordt er gemaild of die en die toch dat en dat op kan pakken. Dat die taak even moet wachten omdat er nog geen feedback is op deze taak. Oh, en hier is nog een keer de mail maar dan mét bijlage. C H A O S.

In Asana houden we het clean. Je hebt overzicht wie welke taak doet en voor wanneer dat moet gebeuren. De bijlagen en andere extra info worden gewoon aan de taak gekoppeld, alles op 1 plek.
Met de due dates gekoppeld aan de subtaken is overduidelijk wat wanneer af is. Vragen en gesprekken over een taak zijn direct aan die taak gekoppeld, nooit meer door je e-mail spitten om een antwoord te achterhalen. Wat een rust en overzicht!

En om dat zo te houden leggen we even wat basisregels neer. Want als mensen zich niet houden aan deze (tot nu toe) ongeschreven regels, dan keren ze zich af van Asana. Met alle chaos en gevolgen van dien.

 

De Do’s van samenwerken in Asana

Updates geven – met mate

In principe gaan we ervan uit dat de taken die er zijn worden opgedeeld in subtaken. En elke keer als je een subtaak hebt gedaan dan vink je die af. Ergo: het is duidelijk te zien waar jullie staan in het geheel.

Maar als je voor een subtaak afhankelijk bent van externe factoren dan is die duidelijkheid ineens een stuk minder. In zo’n geval is het fijn om even in de comment van een taak te laten weten waar de vertraging in zit.

Let wel op: in principe krijgen mensen die jouw taak volgen een mail over de comment die je plaatst. Ieder uur een comment op iedere taak zorgt dus weer voor net zoveel chaos als voorheen. Update daarom alleen het noodzakelijke en met mate.

 

Taken aan een ander toewijzen

Het voelt soms vreemd om dit te doen. In mijn geval vind ik het soms bezwarend voelen als ik een taak toewijs aan een klant van me. Ik ben er toch om haar werk lichter te maken, niet andersom?

Toch is dit het lekkere van Asana. Wanneer jij input nodig hebt om een taak af te ronden, dan kan je daar heel gericht om vragen; in het juiste project, bij de juiste taak.

Geen semi-verontschuldigende mail met “Als je tijd hebt deze week, zou je dan misschien …, want eigenlijk heb ik dat nodig,” maar gewoon lekker doortastend een taak toewijzen en de input snel en duidelijk ontvangen.

 

Je grenzen aangeven

Een tegenhanger van de ‘Do’ hierboven.
Want als je elkaar taken kunt toewijzen dan kan het zomaar ineens voorkomen dat je wel heel veel op je bordje krijgt. Of dat je taken toegewezen krijgt waar je het niet mee eens bent. Het is belangrijk om dit meteen te laten weten en zo je grenzen te stellen.

Als voorbeeld: mijn bedrijf heb ik heel duidelijk “Virtual Business Support” genoemd, omdat ik me alleen wil focussen op zakelijke ondersteuning en geen taken wil uitvoeren die een Personal Assistant vaak wel doet.

Dus toen ik als taak kreeg toegewezen “plannen en organiseren van het vriendenweekend” heb ik die taak meteen weer aan mijn klant teruggegeven. Dit zijn geen taken die bij mijn bedrijf passen, ondanks dat ik het wel zou kunnen. Een comment erbij met toelichting en het was weer duidelijk voor ons allebei.

 

De Don’ts van samenwerken in Asana

Geen goede afspraken maken

Als VA werk ik vaak in de Asana’s van anderen. Ik word uitgenodigd voor een project van een ander, dat is ingericht door die ander. En ondanks dat mijn eigen manier natuurlijk de beste is (duh!) is de manier van mijn klant voor haar het beste (duh!).

Waar ik dus mee start is rondsnuffelen om die indeling te bekijken. Als er iets niet duidelijk is dan vraag ik daar meteen naar. Wanneer ik denk dat bijv. het toevoegen van kleuren de boel duidelijker maakt dan overleg ik dat eerst voordat ik het toepas.

Werk jij aan meerdere projecten met allerlei verschillende teamleden, dan is het geen slecht idee om een paar van deze regels even op te stellen. Nog veel handiger: maak templates voor projecten/taken. Dan kunnen die gekopieerd worden en weet iedereen zonder extra moeite waar ‘ie aan toe is.

 

Klakkeloos shit over de schutting gooien

Ja, pardon my French, maar dit is toch gewoon hoe het voelt wanneer mensen zonder nadenken hun brainfarts naar je toe gooien?

Asana is voor taken; duidelijke, concrete taken waar je meteen aan kunt werken. Brainfarts over een project wat voor Q3 2021 op de planning staat horen daar niet tussen.

De oplossing: bouw de mogelijkheid voor brainfarts in.

Voor een bijzonder chaotische klant van mij heb ik Asana zo ingesteld dat wanneer ze vanuit de app op haar telefoon een taak toevoegt, deze terecht komt in project “To Do”, op de kolom “Braindumps”. Op deze lijst komt alles binnen, van “nieuwe website bouwen” tot “logeerkamer opruimen!!”
Vanaf daar kijk ik voor haar bij welk project deze brainfart hoort, of het verder moet worden uitgewerkt in subtaken of dat de taak wellicht op de simpele “To Do Huishouden”-kolom hoort. Door deze ingebouwde oplossing hebben we een buffer. Zij is de brainfart kwijt op een plek waar ze hem niet vergeet en ik word niet overspoeld met taken waar ik niets mee kan. Win-win.

 

Taken inplannen voor anderen

Hé wacht, je mocht toch taken aan mensen toewijzen? En het was toch zo handig dat je in Asana due dates kon toevoegen aan een taak?

Ja, ja, hold your horses, dit is allemaal waar.

Wat niet oké is, is om mensen een taak toe te wijzen en daar de due date van vandaag aan te hangen. Of morgen, of basically anywhere else deze week.

Je werkt samen, maar je kan niet in de planning van de ander kijken. Het is dus enorm onbeleefd om op die manier de ander onder druk te zetten.

Komt het toch vaak voor dat er taken tussendoor komen die swift and clean moeten worden opgelost? Bouw het in.

Maak een lijst met de recht-door-zee-titel “Spoedjes” en plaats deze taken daarin met de bijbehorende due date. Vervolgens vraag je netjes of en wanneer degene die jou helpt tijd heeft om met deze taken aan de slag te gaan. Zo kom je samen tot een verdeling waarmee je beiden blij bent én de taken kunnen worden afgerond.

 

Veel plan- en projectplezier!

 

Auteur: Ayla Körner, financiële VA met gevoel voor taal en klantenservice
Redacteur: Debbie van Cleef, websitebouwende VA voor avontuurlijke ondernemers